Foto
Foto JPG, PNG e HEIC di fatture cartacee e bolle di consegna, lette con OCR.
Funzionalità
Trasforma le fatture dei fornitori in magazzino senza ribattere una riga
Carica la fattura di un fornitore in Kappino AI Inventory, che sia una foto, un PDF, un foglio di calcolo o una fattura elettronica FatturaPA italiana, e controlla il risultato in una coda di revisione. Quando la approvi, il magazzino viene aggiornato e l'acquisto viene registrato nelle Spese.
Perché l'inserimento delle fatture rallenta i ristoranti
Ogni consegna porta con sé della carta. Digitare ogni riga nel software di magazzino è lento, facile da sbagliare e di solito rimandato a fine di un lungo turno. Quando si rimanda, le giacenze si disallineano, i dati sul food cost smettono di essere affidabili e nessuno è sicuro di cosa sia stato davvero pagato. In Italia i fornitori inviano già fatture elettroniche strutturate, eppure molti ristoranti le ribattono ancora a mano.
Kappino legge la fattura per te e lascia che sia una persona a controllare il risultato prima che cambi qualcosa. Lo scanner si trova in AI Inventory, con le schede Scanner, Coda di revisione, Documenti, Analisi, Previsioni e Impostazioni.
Ogni formato che inviano i tuoi fornitori
Trascina un file oppure apri la fotocamera del tuo dispositivo dallo Scanner. I file possono pesare fino a 12 MB.
Fatture inviate via email in PDF, compresi i documenti scansionati.
Fogli di calcolo
Fatture ed elenchi di consegna inviati come file XLSX o CSV.
FatturaPA XML e .p7m
E-fatture italiane in formato FPR12 e FPA12, compresi i file in lotto e i file .p7m firmati digitalmente. Sono indicate come «Fattura elettronica italiana (XML)» e lette direttamente dai dati strutturati del fornitore, quindi nulla viene tirato a indovinare e le cifre sono esatte.
Controlla tutto nella coda di revisione
Nulla arriva al tuo magazzino senza una verifica. Ogni scansione attende nella coda di revisione con un livello di confidenza e una spiegazione «perché?» per tutto ciò di cui Kappino non è sicuro.
Controlli aritmetici
I totali di riga vengono riconciliati con i totali della fattura e i calcoli che non tornano vengono segnalati, così una riga mancante o letta male salta subito all'occhio.
Modifica delle righe
Correggi quantità, costi o abbinamenti degli articoli, aggiungi una data di scadenza o salta una riga che non vuoi a magazzino.
Confezioni apprese per fornitore
Quando non è chiaro, Kappino ti chiede quante unità ci sono in una confezione. Ricorda i codici articolo di ogni fornitore, così le consegne successive vengono abbinate automaticamente.
Approva e importa o Rifiuta
Approva quando la fattura ti sembra corretta. Se la rifiuti, l'inventario resta invariato.
Protezioni che salvaguardano il tuo magazzino
Controllo delle fatture duplicate
Kappino ti avvisa quando un file identico è già stato caricato o viene rilevata una possibile fattura duplicata, con un link per vedere l'importazione esistente.
Note di credito rifiutate
Le note di credito non vengono importate, così la merce resa non viene mai aggiunta al magazzino.
Leggi di nuovo questo documento
Rileggi una fattura, confronta il risultato con quanto importato e aggiungi le giacenze che erano sfuggite.
Fornitori di fiducia
Per i fornitori di cui ti fidi puoi attivare l'importazione automatica delle scansioni ad alta confidenza senza righe incerte. È disattivata per impostazione predefinita.
Cosa succede quando approvi
Ogni riga approvata viene aggiunta al magazzino e abbinata a un articolo esistente oppure creata come nuovo articolo. La fattura viene salvata in Documenti con fornitore, numero, data e totali, e l'acquisto viene registrato in Spese del ristorante, così magazzino e costi nascono dallo stesso documento.
Le fatture approvate alimentano anche le analisi di AI Inventory, tra cui storico dei prezzi per articolo, aumenti di costo, COGS % e previsione di riordino.
Domande frequenti
Kappino si collega direttamente allo SDI?
No. Scarica i file XML o .p7m firmati dal tuo portale di fatturazione elettronica, dal tuo intermediario o dal commercialista, poi caricali nello Scanner di AI Inventory. Kappino li legge esattamente come sono stati emessi.
Vale solo per i ristoranti italiani?
No. Foto, PDF e fogli di calcolo funzionano con fornitori di qualsiasi paese. L'importazione FatturaPA è un'aggiunta per i ristoranti in Italia, dove i fornitori inviano e-fatture strutturate.
L'AI aggiorna il mio magazzino automaticamente?
Non per impostazione predefinita. Ogni scansione attende nella coda di revisione finché qualcuno non la approva. Puoi attivare l'importazione automatica per singoli fornitori di fiducia e, anche in quel caso, solo le scansioni ad alta confidenza saltano la revisione.
Cosa succede se carico due volte la stessa fattura?
Kappino ti avvisa quando lo stesso file o una fattura simile è già stato importato e rimanda all'importazione esistente, così l'acquisto non viene conteggiato due volte.
Dove finiscono le fatture approvate?
Il magazzino viene aggiornato, il documento viene archiviato in Documenti e l'acquisto compare in Spese del ristorante con l'inventario come origine.