Photos
Photos JPG, PNG et HEIC de factures papier et de bons de livraison, lues par OCR.
Fonctionnalités
Transformez les factures de fournisseurs en stock sans ressaisir une seule ligne
Téléversez une facture de fournisseur dans Kappino Stocks IA, qu’il s’agisse d’une photo, d’un PDF, d’un tableur ou d’une facture électronique italienne FatturaPA, et vérifiez le résultat dans une file de vérification. Une fois que vous la validez, votre stock est mis à jour et l’achat est enregistré dans les Dépenses.
Pourquoi la saisie des factures ralentit les restaurants
Chaque livraison s’accompagne de paperasse. Saisir chaque ligne dans un logiciel de stock est lent, source d’erreurs et souvent repoussé à la fin d’un long service. Quand cela traîne, les niveaux de stock dérivent, les chiffres du coût matière ne sont plus fiables et personne ne sait ce qui a réellement été payé. En Italie, les fournisseurs envoient déjà des factures électroniques structurées, et pourtant de nombreux restaurants les ressaisissent encore à la main.
Kappino lit la facture à votre place et laisse une personne vérifier le résultat avant que quoi que ce soit ne change. Le scanner se trouve dans Stocks IA, avec les onglets Scanner, File de vérification, Documents, Analyses, Prévisions et Paramètres.
Tous les formats que vos fournisseurs envoient
Glissez-déposez un fichier, ou ouvrez la caméra de votre appareil depuis le Scanner. Les fichiers peuvent atteindre 12 Mo.
Factures envoyées par e-mail au format PDF, y compris les documents numérisés.
Tableurs
Factures et listes de livraison envoyées en fichiers XLSX ou CSV.
XML et .p7m FatturaPA
Factures électroniques italiennes aux formats FPR12 et FPA12, y compris les fichiers de lots et les fichiers .p7m signés numériquement. Elles sont indiquées comme « Facture électronique italienne (XML) » et lues directement à partir des données structurées du fournisseur : rien n’est deviné et les chiffres sont exacts.
Vérifiez tout dans la file de vérification
Rien n’arrive dans votre stock sans vérification. Chaque numérisation attend dans la file de vérification avec un niveau de confiance et une explication « pourquoi ? » pour tout ce dont Kappino n’est pas sûr.
Contrôles arithmétiques
Les totaux des lignes sont rapprochés des totaux de la facture, et les calculs en échec sont signalés : une ligne manquante ou mal lue se remarque.
Modification des lignes
Corrigez les quantités, les coûts ou les associations d’articles, ajoutez une date de péremption ou ignorez une ligne que vous ne voulez pas en stock.
Conditionnements mémorisés par fournisseur
Lorsque ce n’est pas clair, Kappino demande combien d’unités contient un colis. Il mémorise les codes article de chaque fournisseur, de sorte que les livraisons suivantes sont associées automatiquement.
Valider et importer, ou rejeter
Validez lorsque la facture vous semble correcte. Un rejet laisse votre stock inchangé.
Des garde-fous qui protègent votre stock
Protection contre les factures en double
Kappino vous avertit lorsqu’un fichier identique a déjà été téléversé ou qu’un doublon de facture possible est détecté, avec un lien pour consulter l’import existant.
Avoirs refusés
Les avoirs ne sont pas importés : les marchandises retournées ne sont donc jamais ajoutées au stock.
Relire ce document
Relisez une facture, comparez le résultat avec ce qui a été importé et ajoutez le stock qui aurait été oublié.
Fournisseurs de confiance
Pour les fournisseurs auxquels vous faites confiance, vous pouvez activer l’import automatique des numérisations à confiance élevée sans ligne incertaine. Il est désactivé par défaut.
Ce qui se passe lorsque vous validez
Chaque ligne validée est ajoutée au stock et associée à un article existant ou créée comme nouvel article. La facture est enregistrée dans Documents avec son fournisseur, son numéro, sa date et ses totaux, et l’achat est enregistré dans les Dépenses du restaurant : votre stock et vos coûts proviennent ainsi du même document.
Les factures validées alimentent aussi les analyses Stocks IA, notamment l’historique des prix par article, les hausses de coûts, le % du coût des marchandises vendues (COGS) et une prévision de réapprovisionnement.
Questions fréquentes
Kappino se connecte-t-il directement au SDI ?
Non. Téléchargez les fichiers XML ou .p7m signés depuis votre portail de facturation électronique, votre intermédiaire ou votre comptable, puis téléversez-les dans le Scanner de Stocks IA. Kappino les lit exactement tels qu’ils ont été émis.
Est-ce réservé aux restaurants italiens ?
Non. Les photos, les PDF et les tableurs fonctionnent pour les fournisseurs de n’importe quel pays. L’import FatturaPA est un plus pour les restaurants en Italie, où les fournisseurs envoient des factures électroniques structurées.
L’IA met-elle à jour mon stock automatiquement ?
Pas par défaut. Chaque numérisation attend dans la file de vérification jusqu’à ce que quelqu’un la valide. Vous pouvez activer l’import automatique pour certains fournisseurs de confiance, et même dans ce cas, seules les numérisations à confiance élevée échappent à la vérification.
Que se passe-t-il si je téléverse deux fois la même facture ?
Kappino vous avertit lorsque le même fichier ou une facture similaire a déjà été importé et renvoie vers l’import existant, afin que l’achat ne soit pas compté deux fois.
Où vont les factures validées ?
Le stock est mis à jour, le document est conservé dans Documents et l’achat apparaît dans les Dépenses du restaurant avec le stock comme source.