Zdjęcia
Zdjęcia JPG, PNG i HEIC papierowych faktur i dokumentów dostawy, odczytywane za pomocą OCR.
Funkcje
Zamień faktury dostawców w stany magazynowe bez przepisywania ani jednej linijki
Prześlij fakturę dostawcy do Kappino AI Inventory — czy to zdjęcie, plik PDF, arkusz kalkulacyjny, czy włoską e-fakturę FatturaPA — i sprawdź wynik w kolejce weryfikacji. Po zatwierdzeniu Twój magazyn zostaje zaktualizowany, a zakup zapisany w Wydatkach.
Dlaczego wprowadzanie faktur spowalnia restauracje
Każdej dostawie towarzyszą dokumenty. Wpisywanie każdej pozycji do oprogramowania magazynowego jest wolne, łatwo o pomyłkę i zwykle zostawia się to na koniec długiej zmiany. Gdy się to opóźnia, stany magazynowe się rozjeżdżają, wskaźniki kosztów żywności przestają być wiarygodne i nikt nie jest pewien, za co faktycznie zapłacono. We Włoszech dostawcy już wysyłają uporządkowane e-faktury, a mimo to wiele restauracji nadal przepisuje je ręcznie.
Kappino odczytuje fakturę za Ciebie i pozwala człowiekowi sprawdzić wynik, zanim cokolwiek się zmieni. Skaner znajduje się w AI Inventory, z kartami Skaner, Kolejka weryfikacji, Dokumenty, Analityka, Prognoza i Ustawienia.
Każdy format, który wysyłają Twoi dostawcy
Przeciągnij i upuść plik albo otwórz aparat swojego urządzenia ze Skanera. Pliki mogą mieć do 12 MB.
Pliki PDF
Faktury wysyłane e-mailem jako PDF, w tym zeskanowane dokumenty.
Arkusze kalkulacyjne
Faktury i listy dostaw wysyłane jako pliki XLSX lub CSV.
FatturaPA XML i .p7m
Włoskie e-faktury w formacie FPR12 i FPA12, w tym pliki zbiorcze i cyfrowo podpisane pliki .p7m. Są oznaczane jako „Włoska e-faktura (XML)” i odczytywane bezpośrednio ze strukturalnych danych dostawcy, więc nic nie jest zgadywane, a liczby są dokładne.
Sprawdź wszystko w kolejce weryfikacji
Nic nie trafia do Twojego magazynu bez weryfikacji. Każdy skan czeka w Kolejce weryfikacji z poziomem pewności i wyjaśnieniem „dlaczego?” przy wszystkim, czego Kappino nie jest pewne.
Kontrole arytmetyczne
Sumy pozycji są uzgadniane z sumami faktury, a nieudane obliczenia oznaczane, więc brakująca lub błędnie odczytana pozycja rzuca się w oczy.
Edycja pozycji
Popraw ilości, koszty lub dopasowania pozycji, dodaj datę ważności albo pomiń pozycję, której nie chcesz w magazynie.
Wielkości opakowań zapamiętywane dla każdego dostawcy
Gdy coś jest niejasne, Kappino pyta, ile sztuk jest w jednym opakowaniu. Zapamiętuje kody artykułów każdego dostawcy, więc kolejne dostawy dopasowują się automatycznie.
Zatwierdź i zaimportuj lub Odrzuć
Zatwierdź, gdy faktura wygląda poprawnie. Odrzucenie pozostawia Twój magazyn bez zmian.
Zabezpieczenia chroniące Twój magazyn
Ochrona przed duplikatami faktur
Kappino ostrzega, gdy identyczny plik został już przesłany lub wykryto możliwy duplikat faktury, z linkiem do istniejącego importu.
Noty kredytowe odrzucane
Noty kredytowe nie są importowane, więc zwrócony towar nigdy nie trafia na stan magazynu.
Odczytaj ten dokument ponownie
Odczytaj fakturę ponownie, porównaj wynik z tym, co zaimportowano, i dodaj zapasy, które zostały pominięte.
Zaufani dostawcy
Dla dostawców, którym ufasz, możesz włączyć automatyczny import skanów o wysokiej pewności, bez niepewnych pozycji. Domyślnie jest wyłączony.
Co się dzieje po zatwierdzeniu
Każda zatwierdzona pozycja jest dodawana do magazynu i dopasowywana do istniejącej pozycji lub tworzona jako nowa. Faktura jest zapisywana w sekcji Dokumenty wraz z dostawcą, numerem, datą i sumami, a zakup jest rejestrowany w Wydatkach restauracji, więc Twój magazyn i Twoje koszty pochodzą z tego samego dokumentu.
Zatwierdzone faktury zasilają też analitykę AI Inventory, w tym historię cen na pozycję, wzrosty kosztów, COGS % i prognozę uzupełnień.
Najczęstsze pytania
Czy Kappino łączy się bezpośrednio z SDI?
Nie. Pobierz pliki XML lub podpisane pliki .p7m z portalu e-fakturowania, od pośrednika lub księgowego, a następnie prześlij je do Skanera AI Inventory. Kappino odczytuje je dokładnie tak, jak zostały wystawione.
Czy to tylko dla włoskich restauracji?
Nie. Zdjęcia, pliki PDF i arkusze kalkulacyjne działają dla dostawców z dowolnego kraju. Import FatturaPA to dodatek dla restauracji we Włoszech, gdzie dostawcy wysyłają uporządkowane e-faktury.
Czy AI aktualizuje mój magazyn automatycznie?
Domyślnie nie. Każdy skan czeka w Kolejce weryfikacji, aż ktoś go zatwierdzi. Możesz włączyć automatyczny import dla wybranych zaufanych dostawców, a i wtedy weryfikację omijają tylko skany o wysokiej pewności.
Co jeśli prześlę tę samą fakturę dwa razy?
Kappino ostrzega, gdy ten sam plik lub podobna faktura została już zaimportowana, i podaje link do istniejącego importu, więc zakup nie zostanie policzony dwa razy.
Dokąd trafiają zatwierdzone faktury?
Magazyn zostaje zaktualizowany, dokument jest przechowywany w sekcji Dokumenty, a zakup pojawia się w Wydatkach restauracji ze źródłem „magazyn”.