Fotos
JPG-, PNG- und HEIC-Fotos von Papierrechnungen und Lieferscheinen, per OCR gelesen.
Funktionen
Lieferantenrechnungen ins Lager übernehmen, ohne eine Zeile abzutippen
Laden Sie eine Lieferantenrechnung in die KI-Lagerverwaltung von Kappino hoch, ob als Foto, PDF, Tabelle oder italienische FatturaPA-E-Rechnung, und prüfen Sie das Ergebnis in einer Prüfwarteschlange. Sobald Sie sie freigeben, wird Ihr Lager aktualisiert und der Einkauf in den Ausgaben erfasst.
Warum die Rechnungserfassung Restaurants ausbremst
Jede Lieferung bringt Papierkram mit sich. Jede Zeile in die Lagersoftware zu tippen ist langsam, fehleranfällig und bleibt meist bis zum Ende einer langen Schicht liegen. Wenn das schiefgeht, driften die Lagerbestände, die Zahlen zum Wareneinsatz werden unzuverlässig, und niemand weiß genau, was tatsächlich bezahlt wurde. In Italien senden Lieferanten bereits strukturierte E-Rechnungen, und trotzdem tippen viele Restaurants sie noch von Hand ab.
Kappino liest die Rechnung für Sie und lässt einen Menschen das Ergebnis prüfen, bevor sich etwas ändert. Der Scanner befindet sich in der KI-Lagerverwaltung, mit den Reitern Scanner, Prüfwarteschlange, Dokumente, Analysen, Prognose und Einstellungen.
Jedes Format, das Ihre Lieferanten senden
Ziehen Sie eine Datei per Drag & Drop hinein oder öffnen Sie die Kamera Ihres Geräts im Scanner. Dateien dürfen bis zu 12 MB groß sein.
PDFs
Per E-Mail gesendete Rechnungen als PDF, auch gescannte Dokumente.
Tabellen
Rechnungen und Lieferlisten, die als XLSX- oder CSV-Dateien gesendet werden.
FatturaPA-XML und .p7m
Italienische E-Rechnungen im Format FPR12 und FPA12, einschließlich Sammeldateien und digital signierter .p7m-Dateien. Sie sind mit „Italienische E-Rechnung (XML)“ gekennzeichnet und werden direkt aus den strukturierten Daten des Lieferanten gelesen, sodass nichts geraten wird und die Zahlen exakt sind.
Alles in der Prüfwarteschlange kontrollieren
Nichts gelangt ohne Prüfung in Ihr Lager. Jeder Scan wartet in der Prüfwarteschlange, mit einer Konfidenzstufe und einer Erklärung unter „Warum?“ für alles, bei dem sich Kappino nicht sicher ist.
Rechenprüfungen
Zeilensummen werden mit den Rechnungssummen abgeglichen, und fehlgeschlagene Berechnungen werden markiert, sodass eine fehlende oder falsch gelesene Zeile auffällt.
Zeilen bearbeiten
Korrigieren Sie Mengen, Kosten oder Artikelzuordnungen, fügen Sie ein Verfallsdatum hinzu oder überspringen Sie eine Zeile, die Sie nicht im Lager haben möchten.
Gebindegrößen werden je Lieferant gelernt
Wenn es unklar ist, fragt Kappino nach, wie viele Einheiten ein Gebinde enthält. Es merkt sich die Artikelnummern jedes Lieferanten, sodass spätere Lieferungen automatisch zugeordnet werden.
Freigeben & importieren oder Ablehnen
Geben Sie frei, wenn die Rechnung stimmt. Beim Ablehnen bleibt Ihr Lager unverändert.
Schutzmechanismen für Ihr Lager
Schutz vor doppelten Rechnungen
Kappino warnt Sie, wenn eine identische Datei bereits hochgeladen wurde oder eine mögliche doppelte Rechnung erkannt wird, mit einem Link zum vorhandenen Import.
Gutschriften werden abgelehnt
Gutschriften werden nicht importiert, sodass zurückgegebene Ware nie ins Lager gebucht wird.
Dieses Dokument erneut lesen
Lesen Sie eine Rechnung erneut, vergleichen Sie das Ergebnis mit dem, was importiert wurde, und ergänzen Sie übersehene Lagerposten.
Vertrauenswürdige Lieferanten
Für Lieferanten, denen Sie vertrauen, können Sie den automatischen Import für Scans mit hoher Konfidenz und ohne unsichere Zeilen aktivieren. Standardmäßig ist er aus.
Was bei der Freigabe passiert
Jede freigegebene Zeile wird dem Lager hinzugefügt und einem vorhandenen Artikel zugeordnet oder als neuer Artikel angelegt. Die Rechnung wird unter „Dokumente“ mit Lieferant, Nummer, Datum und Summen gespeichert, und der Einkauf wird unter „Restaurant-Ausgaben“ erfasst, sodass Lager und Kosten aus demselben Dokument stammen.
Freigegebene Rechnungen fließen außerdem in die Analysen der KI-Lagerverwaltung ein, darunter der Preisverlauf je Artikel, Kostensteigerungen, der Wareneinsatz in % und eine Prognose für den Nachschub.
Häufig gestellte Fragen
Verbindet sich Kappino direkt mit dem SDI?
Nein. Laden Sie die XML- oder signierten .p7m-Dateien aus Ihrem E-Rechnungsportal, von Ihrem Intermediär oder Ihrem Steuerberater herunter und laden Sie sie dann in den Scanner der KI-Lagerverwaltung hoch. Kappino liest sie genau so, wie sie ausgestellt wurden.
Gilt das nur für italienische Restaurants?
Nein. Fotos, PDFs und Tabellen funktionieren für Lieferanten in jedem Land. Der FatturaPA-Import ist ein Extra für Restaurants in Italien, wo Lieferanten strukturierte E-Rechnungen senden.
Aktualisiert die KI mein Lager automatisch?
Standardmäßig nicht. Jeder Scan wartet in der Prüfwarteschlange, bis jemand ihn freigibt. Sie können den automatischen Import für einzelne vertrauenswürdige Lieferanten aktivieren, und selbst dann umgehen nur Scans mit hoher Konfidenz die Prüfung.
Was passiert, wenn ich dieselbe Rechnung zweimal hochlade?
Kappino warnt Sie, wenn dieselbe Datei oder eine ähnliche Rechnung bereits importiert wurde, und verlinkt auf den vorhandenen Import, damit der Einkauf nicht doppelt gezählt wird.
Wohin gelangen freigegebene Rechnungen?
Das Lager wird aktualisiert, das Dokument wird unter „Dokumente“ abgelegt, und der Einkauf erscheint in den Restaurant-Ausgaben mit dem Lager als Quelle.