Die Wahl eines Kassensystems (POS) ist für jedes Restaurant eine wichtige Entscheidung. Das Kassensystem wickelt nicht nur Zahlungen ab—es kann beeinflussen, wie Bestellungen in die Küche gelangen, wie Manager auf Berichte zugreifen, wie Updates installiert werden und wie Restaurantdaten gespeichert werden.
Zwei gängige Optionen sind Cloud-Kassensysteme und klassische Kassensysteme.
Ein klassisches Kassensystem speichert seine Software und Daten in der Regel auf Computern oder Servern im Restaurant. Ein Cloud-Kassensystem speichert und synchronisiert Informationen über entfernte Server, sodass autorisierte Benutzer über ein internetfähiges Gerät auf das System zugreifen können.
Beide Ansätze können Bestellungen und Zahlungen abwickeln, unterscheiden sich aber erheblich bei Installation, Wartung, Zugänglichkeit, Kosten und Skalierbarkeit.
Dieser Leitfaden erklärt die Unterschiede zwischen Cloud-Kassensystemen und klassischen Kassensystemen, damit Restaurantbetreiber einschätzen können, welche Lösung zu ihren betrieblichen Anforderungen passt.
Was ist ein Cloud-Kassensystem?
Ein Cloud-Kassensystem ist eine Kassensoftware, die betriebliche Daten über entfernte Server speichert und synchronisiert.
Das Restaurantpersonal kann über kompatible Tablets, Computer oder andere unterstützte Geräte auf das Kassensystem zugreifen. Bestellungen, Zahlungen, Menüänderungen und Berichte können je nach Konfiguration systemweit synchronisiert werden.
Ein Cloud-Kassensystem für Restaurants kann unterstützen:
- Bestellungen vor Ort, zum Mitnehmen und zur Lieferung
- Menü- und Preisverwaltung
- Weiterleitung von Bestellungen an die Küche
- Zahlungsabwicklung
- Verkaufsberichte
- Anbindungen an die Lagerverwaltung
- Mitarbeiterberechtigungen
- Kundeninformationen
- Verwaltung mehrerer Standorte
Da die Informationen über die Cloud synchronisiert werden, können autorisierte Inhaber und Manager die Restaurantaktivität möglicherweise einsehen, ohne vor Ort zu sein.
Was ist ein klassisches Kassensystem?
Ein klassisches Kassensystem, auch On-Premise- oder Legacy-System genannt, läuft in der Regel über lokale Computer und Server, die im Restaurant installiert sind.
Die Software und die Betriebsdaten werden hauptsächlich über diese lokale Infrastruktur verwaltet. Das Restaurant benötigt unter Umständen eigene Terminals, einen Server vor Ort und technische Unterstützung für Installation, Updates und Wartung.
Klassische Systeme können eine stabile lokale Verarbeitung bieten und im internen Netzwerk des Restaurants weiterlaufen, wenn kein Internetzugang besteht. Fernzugriff, externe Integrationen und Systemerweiterungen können jedoch zusätzliche Konfiguration erfordern.
Cloud-Kassensystem vs. klassisches Kassensystem: der schnelle Vergleich
| Merkmal | Cloud-Kassensystem | Klassisches Kassensystem |
|---|---|---|
| Datenspeicherung | Entfernte Cloud-Infrastruktur | Lokaler Server oder Computer |
| Installation | Meist softwarebasierte Einrichtung | Erfordert oft eine Installation vor Ort |
| Fernzugriff | Auf unterstützten, verbundenen Geräten verfügbar | Ohne zusätzliche Konfiguration meist eingeschränkt |
| Updates | Üblicherweise aus der Ferne bereitgestellt | Können manuelle Installation erfordern |
| Anfangskosten | Oft geringere Anfangsinvestition | Können höhere Hardware- und Installationskosten erfordern |
| Laufende Kosten | Meist abonnementbasiert | Wartungs- und Lizenzkosten können anfallen |
| Skalierbarkeit | Standorte und Geräte lassen sich leichter hinzufügen | Erweiterung kann zusätzliche Infrastruktur erfordern |
| Integrationen | Meist über APIs angebunden | Kompatibilität hängt vom installierten System ab |
| Internetanforderung | Für die Synchronisierung ist in der Regel Internet nötig | Das Kernsystem kann über ein lokales Netzwerk laufen |
| Datenverantwortung | Geteilt mit dem Cloud-Anbieter | Hauptsächlich beim Restaurant |
Die genauen Möglichkeiten hängen vom Kassenanbieter, der Hardware, der Zahlungskonfiguration und den verfügbaren Integrationen ab.
1. Installation und Einrichtung
Cloud-Kassensysteme werden meist als Anwendungen installiert oder über unterstützte Weboberflächen genutzt. Das kann den Bedarf an einer umfangreichen lokalen Serverinstallation verringern.
Ein Restaurant braucht möglicherweise weiterhin kompatible Geräte, Zahlungsterminals, Bondrucker, Kassenladen und Küchenmonitore, aber die Hauptsoftware des Kassensystems wird über die Cloud-Plattform verwaltet.
Die Installation eines klassischen Kassensystems kann umfassen:
- Eigene Terminals
- Einen lokalen Server
- Konfiguration des internen Netzwerks
- Lizenzierte Software
- Technische Einrichtung vor Ort
- Manuelle Gerätekonfiguration
Für Restaurants, die mehrere Standorte eröffnen, kann es zusätzlichen Zeit- und Infrastrukturaufwand bedeuten, eine klassische Installation in jeder Filiale zu wiederholen.
2. Datenspeicherung und Zugänglichkeit
Ein wesentlicher Unterschied zwischen Cloud-Kassensystemen und klassischen Kassensystemen ist, wo die Restaurantdaten gespeichert werden.
Die Daten eines Cloud-Kassensystems werden über entfernte Infrastruktur gespeichert und synchronisiert. Autorisierte Manager können Umsätze, Bestellungen und Betriebsberichte möglicherweise von unterstützten Geräten aus abrufen, wo immer ein sicherer Zugang besteht.
Die Daten eines klassischen Kassensystems werden normalerweise auf einem lokalen Computer oder Server gespeichert. Der Zugriff kann daher auf das Restaurant beschränkt sein, sofern keine Fernzugriffsfunktion separat eingerichtet wurde.
Fernzugriff kann für Restaurantinhaber nützlich sein, die Folgendes überwachen möchten:
- Tagesumsätze
- Bestellaktivität
- Leistung der Filialen
- Transaktionen des Personals
- Leistung der Menüartikel
- Betriebsberichte
Restaurants sollten dennoch angemessene Berechtigungen vergeben, damit Mitarbeitende nur auf die Informationen zugreifen, die sie für ihre Rolle benötigen.
3. Internetverbindung und Offline-Betrieb
Cloud-Kassensysteme sind für die Datensynchronisierung und Remote-Dienste auf eine Internetverbindung angewiesen.
Die Abhängigkeit vom Internet bedeutet jedoch nicht immer, dass jedes Cloud-Kassensystem sofort den Betrieb einstellt, wenn die Verbindung unterbrochen wird. Manche Plattformen bieten Offline- oder Hybridfunktionen, die ausgewählte Transaktionen vorübergehend lokal speichern und synchronisieren, sobald die Verbindung zurückkehrt.
Der Umfang der Offline-Funktionen unterscheidet sich je nach Anbieter. Restaurants sollten prüfen:
- Ob weiterhin Bestellungen angelegt werden können
- Welche Zahlungsmethoden verfügbar bleiben
- Ob Küchenbons weiter funktionieren
- Wie Transaktionen synchronisiert werden
- Was passiert, wenn mehrere Geräte offline Änderungen vornehmen
Klassische Kassensysteme laufen im Allgemeinen über das lokale Netzwerk des Restaurants. Dadurch können zentrale lokale Abläufe weniger von einer externen Verbindung abhängen, auch wenn Online-Zahlungen, Lieferintegrationen und Cloud-Dienste weiterhin Internetzugang erfordern können.
4. Software-Updates und Wartung
Anbieter von Cloud-Kassensystemen verwalten Software-Updates üblicherweise aus der Ferne. Neue Funktionen, Sicherheitsverbesserungen und technische Korrekturen lassen sich verteilen, ohne den lokalen Server des Restaurants austauschen zu müssen.
Das kann den manuellen Wartungsaufwand für das Restaurantpersonal verringern.
Updates klassischer Kassensysteme können erfordern:
- Manuelle Softwareinstallation
- Unterstützung durch einen Techniker
- Serverwartung
- Hardware-Upgrades
- Geplante Ausfallzeiten
Ein lokal installiertes System gibt dem Restaurant zudem mehr direkte Kontrolle darüber, wann bestimmte Updates eingespielt werden. Für Organisationen mit spezialisierter Infrastruktur kann diese Kontrolle wichtig sein.
5. Kosten und Preisstruktur
Cloud-Kassensysteme und klassische Kassensysteme haben in der Regel unterschiedliche Kostenstrukturen.
Bei Cloud-Kassensystemen fallen üblicherweise an:
- Ein monatliches oder jährliches Software-Abonnement
- Gebühren pro Gerät oder Benutzer
- Gebühren für die Zahlungsabwicklung
- Kosten für optionale Module
- Gebühren für Integrationen
- Gebühren für Support oder Einführung
Bei klassischen Kassensystemen können anfallen:
- Höhere anfängliche Hardwarekosten
- Softwarelizenzen
- Installation eines lokalen Servers
- Technische Einrichtung
- Wartungsverträge
- Hardwareersatz
- Upgrade-Gebühren
Ein Cloud-Kassensystem kann die anfängliche Investition in die Infrastruktur verringern, doch die Abonnementkosten laufen über die Zeit weiter. Ein klassisches System kann bei der Installation höhere Ausgaben erfordern, gefolgt von Wartungs- und späteren Upgrade-Kosten.
Restaurants sollten die Gesamtbetriebskosten vergleichen und nicht nur den Anschaffungspreis betrachten.
6. Skalierbarkeit und Verwaltung mehrerer Standorte
Cloud-Kassensysteme sind oft darauf ausgelegt, mehrere Restaurantstandorte über eine zentrale Plattform zu verbinden.
Je nach Software können Restaurantgruppen möglicherweise:
- Neue Filialen hinzufügen
- Menüs standortübergreifend verwalten
- Filialberichte vergleichen
- Mitarbeiterberechtigungen konfigurieren
- Umsätze in einem Dashboard einsehen
- Standortspezifische Einstellungen anwenden
Auch klassische Systeme können mehrere Standorte unterstützen, doch die Verbindung getrennter lokaler Installationen kann zusätzliche Server, Netzwerktechnik und technische Konfiguration erfordern.
Wenn ein Restaurant expandieren möchte, ist es wichtig zu fragen, wie das Kassensystem Daten auf Filialebene, Benutzerzugriffe und zentrale Berichte verwaltet.
7. Integrationen und vernetzte Abläufe
Moderne Restaurants nutzen oft mehrere betriebliche Systeme, darunter:
- Küchenmonitore
- Lagerverwaltung
- Reservierungssysteme
- Online-Bestellung
- Lieferkanäle
- Kundenverwaltung
- Treueprogramme
- Buchhaltungssoftware
- Personalverwaltung
Cloud-Kassenplattformen tauschen Informationen mit anderen Systemen üblicherweise über APIs oder integrierte Schnittstellen aus.
Auch klassische Kassensysteme können Integrationen unterstützen, doch die Kompatibilität kann von der Softwareversion, der lokalen Infrastruktur und den verfügbaren technischen Anbindungen abhängen.
Vor der Auswahl eines Systems sollten Restaurants klären, welche Integrationen derzeit verfügbar sind und ob dafür zusätzliche Abonnements oder Implementierungskosten anfallen.
8. Sicherheit und Datenschutz
Sowohl Cloud-Kassensysteme als auch klassische Kassensysteme erfordern starke Sicherheitspraktiken.
Bei einem Cloud-Kassensystem verwaltet der Anbieter in der Regel Bereiche wie Serverinfrastruktur, Plattform-Updates, Backups und Teile der Systemsicherheit. Das Restaurant bleibt für Kontozugriff, Mitarbeiterberechtigungen, Gerätesicherheit und die korrekte Systemkonfiguration verantwortlich.
Bei einem klassischen Kassensystem trägt das Restaurant möglicherweise größere Verantwortung für:
- Schutz des lokalen Servers
- Software-Updates
- Backups
- Netzwerksicherheit
- Physische Sicherheit der Hardware
- Notfallwiederherstellung
Restaurants in Europa sollten außerdem prüfen, wie ihr Kassenanbieter personenbezogene Daten, Zugriffskontrollen, Aufbewahrung und DSGVO-bezogene Pflichten handhabt.
Kein Kassensystem wird allein dadurch sicher, dass es cloudbasiert oder lokal installiert ist. Die Sicherheit hängt vom gesamten technischen Aufbau und davon ab, wie das System betrieben wird.
Vorteile eines Cloud-Kassensystems
Ein Cloud-Kassensystem kann bieten:
- Fernzugriff auf Restaurantdaten
- Zentrale Verwaltung mehrerer Standorte
- Aus der Ferne bereitgestellte Software-Updates
- Einfachere Anbindung an andere digitale Systeme
- Geringere Anforderungen an die Anfangsinfrastruktur
- Flexible Geräteoptionen
- Zentrale Berichte und Berechtigungen
Diese Vorteile können für Restaurants wertvoll sein, die vernetzte Abläufe benötigen oder weitere Standorte und Vertriebskanäle erwarten.
Vorteile eines klassischen Kassensystems
Ein klassisches Kassensystem kann bieten:
- Starke lokale Betriebskontrolle
- Geringere Abhängigkeit von der Cloud-Synchronisierung bei lokalen Funktionen
- Kompatibilität mit bestehender Restaurantinfrastruktur
- Kontrolle über Update-Zeitpläne
- Unterstützung für stark angepasste lokale Umgebungen
Dieser Ansatz kann für Restaurants geeignet sein, die bereits über eine eigene IT-Infrastruktur verfügen oder eine spezialisierte On-Premise-Konfiguration benötigen.
Welches Kassensystem passt zu Ihrem Restaurant?
Die passende Wahl hängt davon ab, wie das Restaurant betrieben wird.
Ein Cloud-Kassensystem kann geeignet sein, wenn das Restaurant Folgendes braucht:
- Berichte aus der Ferne
- Mehrere verbundene Standorte
- Flexible Geräte
- Zentrale Menüverwaltung
- Online-Integrationen
- Einfachere Software-Updates
- Eine abonnementbasierte Lösung
Ein klassisches Kassensystem kann geeignet sein, wenn das Restaurant Folgendes braucht:
- Überwiegend lokalen Betrieb
- Direkte Kontrolle über die lokale Infrastruktur
- Ein spezialisiertes System vor Ort
- Kompatibilität mit vorhandener Legacy-Hardware
- Geringe Abhängigkeit von Remote-Diensten
Restaurants sollten vor einer Entscheidung außerdem die Zuverlässigkeit der Internetverbindung, die Verfügbarkeit von Support, die Datenmigration, die Zahlungskompatibilität und die Schulung des Personals berücksichtigen.
Was sollten Restaurants vor der Wahl eines Kassensystems fragen?
Bevor Sie sich für ein Cloud-Kassensystem oder ein klassisches Kassensystem entscheiden, fragen Sie den Anbieter:
- Was passiert, wenn keine Internetverbindung besteht?
- Welche Funktionen laufen offline?
- Wie werden die Restaurantdaten gesichert?
- Können Berichte aus der Ferne abgerufen werden?
- Welche Zahlungsterminals werden unterstützt?
- Ist das System mit Lagerverwaltung und Küchenabläufen verbunden?
- Kann es mehrere Filialen getrennt verwalten?
- Wie werden Mitarbeiterberechtigungen gesteuert?
- Welche Einführung und welcher Support sind enthalten?
- Wie hoch sind die vollständigen monatlichen und langfristigen Kosten?
- Wie können die Restaurantdaten exportiert werden?
- Welche Funktionen erfordern zusätzliche Abonnements?
Klare Antworten auf diese Fragen können einem Restaurant helfen, unerwartete betriebliche und technische Einschränkungen zu vermeiden.
Wie Kappino die Kassenabläufe im Restaurant verbindet
Kappino bietet eine Kassensoftware für Restaurants, die Bestellannahme, Küchenabläufe, Lagerverwaltung, Berichte und weitere tägliche Abläufe auf einer Plattform verbindet.
Statt das Kassensystem als isoliertes Zahlungsterminal zu behandeln, verbindet Kappino Transaktionsdaten mit dem gesamten Restaurantablauf. Restaurants können die Kassensoftware für Restaurants von Kappino kennenlernen, um die unterstützten Funktionen, Geräte und die betriebliche Einrichtung zu verstehen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Hauptunterschied zwischen einem Cloud-Kassensystem und einem klassischen Kassensystem?
Ein Cloud-Kassensystem speichert und synchronisiert Informationen über entfernte Server, während ein klassisches Kassensystem hauptsächlich über Computer und Server im Restaurant läuft.
Kann ein Cloud-Kassensystem ohne Internet funktionieren?
Manche Cloud-Kassensysteme bieten eingeschränkte Offline- oder Hybridfunktionen. Die verfügbaren Funktionen unterscheiden sich je nach Anbieter, daher sollten Restaurants prüfen, wie Bestellungen, Zahlungen und Synchronisierung bei einem Ausfall funktionieren.
Ist ein Cloud-Kassensystem günstiger als ein klassisches Kassensystem?
Ein Cloud-Kassensystem erfordert oft weniger Infrastruktur zu Beginn, verursacht aber in der Regel laufende Abonnementkosten. Klassische Systeme können eine größere Anfangsinvestition erfordern, dazu laufende Wartungs- und Upgrade-Kosten.
Ist ein Cloud-Kassensystem sicher?
Ein korrekt konfiguriertes Cloud-Kassensystem kann starke Sicherheit, zentrale Updates und verwaltete Backups bieten. Die Sicherheit hängt außerdem vom Anbieter, von Zugriffskontrollen, vom Verhalten des Personals, von den Geräten und von der Konfiguration des Restaurants ab.
Kann ein klassisches Kassensystem mehrere Restaurants verwalten?
Ja, doch die Verbindung mehrerer On-Premise-Installationen kann zusätzliche Server, Netzwerktechnik und technische Konfiguration erfordern. Cloud-Systeme bieten die zentrale Filialverwaltung oft als Teil ihrer Plattform.
Können Restaurants von einem klassischen Kassensystem auf ein Cloud-Kassensystem wechseln?
Ja. Die Migration kann den Export von Menü-, Kunden-, Mitarbeiter- und Verkaufsdaten aus dem bisherigen System umfassen. Datenkompatibilität, Zahlungshardware und Mitarbeiterschulung sollten vor der Migration geprüft werden.
Fazit
Sowohl Cloud-Kassensysteme als auch klassische Kassensysteme können den Verkauf und die Zahlungsabwicklung im Restaurant unterstützen, nutzen dafür aber unterschiedliche technische Modelle.
Cloud-Kassensysteme setzen auf vernetzte Daten, Fernzugriff, zentrale Updates und einfachere Erweiterung. Klassische Kassensysteme setzen auf lokal installierte Infrastruktur und direkte Kontrolle über den Betrieb vor Ort.
Die richtige Wahl hängt von den Standorten des Restaurants, der Zuverlässigkeit der Internetverbindung, den Integrationen, der Hardware, den Sicherheitsanforderungen und den langfristigen Betriebsplänen ab.
Vor der Auswahl eines Systems sollten Restaurants prüfen, wie das Kassensystem mit Bestellungen, Küchenabläufen, Lagerverwaltung, Zahlungen und Berichten zusammenspielt—nicht nur, wie es eine Transaktion abwickelt.
