Kurz gesagt: Restaurant-Management-Software ist ein einziges System, das den Arbeitsalltag eines Restaurants steuert: Bestellungen aufnehmen und Zahlungen erfassen, Bons an die Küche senden, Tische und Reservierungen verwalten, Bestände und Lieferanten im Blick behalten, Personalschichten planen, Gästedaten pflegen und über Umsätze und Kosten berichten. So arbeitet jeder Bereich des Betriebs mit denselben Live-Daten.
Dieser Ratgeber richtet sich an Inhaber, Betreiber und Manager von unabhängigen Restaurants, Cafés und kleinen Gruppen im Vereinigten Königreich, in der Schweiz und in der Europäischen Union. Er erklärt, was Restaurant-Management-Software umfasst, wie Sie die richtige auswählen, was sie wirklich kostet und wie europäische Vorschriften zu Datenschutz, Fiskalbelegen und Allergenen Ihre Entscheidung beeinflussen sollten.
Zuletzt geprüft: 3. Oktober 2026. Die Abschnitte zur Compliance sind allgemeine Informationen und keine Rechts- oder Steuerberatung.
In diesem Ratgeber:
- Eine verständliche Definition, ein Überblick über alle Module und ein Vergleich mit Kassensystemen (POS) und ERP-Software
- Eine Anbieter-Checkliste mit zehn Fragen, eine Bewertungsmatrix zum Kopieren und eine vollständige Kostenaufstellung
- Was die DSGVO, das Schweizer revDSG, die deutschen TSE-Vorschriften und elektronische Belege in Italien für Ihre Softwarewahl bedeuten
Was ist Restaurant-Management-Software?
Definition
Restaurant-Management-Software (auch Restaurant-Management-System oder RMS genannt) ist ein vernetztes Paket von Werkzeugen für den Betrieb eines Gastronomieunternehmens: Gastraum, Küche und Backoffice an einem Ort. Jeder Verkauf, jede Reservierung, jede Lieferung und jede Schicht fließt in dieselbe Datenbank, sodass Bestände, Kosten und Berichte schon während des Service aktualisiert werden und nicht erst am Monatsende.
In der Praxis ersetzt sie Papierbons, das Reservierungsbuch, Lagertabellen, eine separate App für Dienstpläne und die wöchentliche Pflicht, Zahlen von einem Tool ins nächste zu übertragen.
Restaurant-Management-Software vs. Kassensystem (POS) vs. ERP
Ein Kassensystem (POS) erfasst Verkäufe. Restaurant-Management-Software verknüpft diese Verkäufe mit allem anderen, was im Betrieb passiert. Ein allgemeines ERP- oder Buchhaltungsprogramm deckt die Finanzen branchenübergreifend ab, meist ohne zu wissen, was ein Gedeck, eine Küchenstation oder ein Tischumschlag ist.
| Nur Kassensystem (POS) | Restaurant-Management-Software | Allgemeines ERP oder Buchhaltung | |
|---|---|---|---|
| Was es abdeckt | Bestellungen, Rechnungen und Zahlungserfassung an der Kasse | POS plus Küche, Tische, Reservierungen, Lager, Personal, Gäste, Lieferung und Berichte | Hauptbücher, Rechnungen, Einkauf und Finanzen über alle Abteilungen |
| Für wen es passt | Eine einzelne Theke oder ein Kiosk mit einfachen Anforderungen | Restaurants, Cafés und Gruppen, die ihre Abläufe vernetzen wollen | Größere Unternehmen mit Finanzabteilung und komplexer Buchhaltung |
| Typische Lücken | Keine Bestandsabbuchung, kein Dienstplan, keine Gästehistorie | Kein Ersatz für Ihren Steuerberater oder Ihren Lohnabrechnungsanbieter | Kaum restaurantspezifische Abläufe am Pass oder im Gastraum |
| Beispielfrage, die es beantwortet | Wie viel haben wir heute eingenommen? | Welches Gericht hat diese Woche Marge verloren, und war der Samstag richtig besetzt? | Wie hoch ist unsere Umsatzsteuerschuld in diesem Quartal? |
Cloudbasiert vs. lokal installiert
Lokal installierte Systeme speichern Daten auf einem Server oder Terminal im Restaurant. Cloudbasierte Restaurantsoftware speichert sie in einem Rechenzentrum, auf das Sie per Browser oder App zugreifen. Das macht Fernzugriff und standortübergreifende Berichte einfach und überlässt Updates und Backups dem Anbieter. Der Nachteil: Cloud-Software ist auf eine zuverlässige Internetverbindung angewiesen. Fragen Sie daher jeden Anbieter genau, was passiert, wenn die Verbindung während des Service abbricht: Können Sie weiterhin Bestellungen aufnehmen, Küchenbons drucken und Belege ausstellen? Unser Vergleich Cloud-Kasse vs. klassisches Kassensystem geht näher darauf ein.
Was umfasst Restaurant-Management-Software? Die Kernmodule
Die meisten Plattformen werden als Paket aus Modulen verkauft. Im Folgenden sehen Sie, was jedes Modul leistet, welches Problem es löst, wie es mit den anderen zusammenhängt und was Sie einen Anbieter fragen sollten. Die Beispiele stammen aus Kappino, dem Produkt, das wir am besten kennen, doch die Fragen gelten für jedes System.
| Modul | Gelöstes Problem | Verbunden mit |
|---|---|---|
| Kassensystem (POS) und Menü | Langsame, fehleranfällige Bestellung und Abrechnung | Küche, Lager, CRM, Berichte |
| Bestellungen und Küchenmonitor | Verlorene oder unklare Bons, langsamer Pass | POS, QR- und Online-Bestellungen, Lieferung |
| Reservierungen und Tische | Doppelbuchungen, unklarer Tischstatus | POS, CRM, Personalplanung |
| Lager, Lieferanten, Abfall und Ausgaben | Unbekannter Wareneinsatz, Fehlbestände und Überbestellungen | Menürezepturen, POS-Verkäufe, Gewinnberichte |
| Personal und Schichtplanung | Dienstpläne, die die Nachfrage ignorieren, Überraschungen bei den Personalkosten | Verkaufshistorie, Prognosen, Filialen |
| CRM, Kundenbindung und Marketing | Keine Ahnung, wer Ihre Stammgäste sind | POS-Bestellungen, Online-Bestellungen, E-Mail und WhatsApp |
| Lieferung und Fahrer | Fahrer werden per Telefon und Gruppenchat koordiniert | Bestellungen, Live-Tracking, Kundendaten |
| Analysen, Prognosen und KI | Entscheidungen aus dem Bauch heraus | Alle anderen Module |
| Mehrfilialen und Integrationen | Getrennte Systeme pro Standort, abgetippte Website-Bestellungen | Alles, über alle Standorte hinweg |
Kassensystem (POS) und Menüverwaltung
Am Kassensystem entstehen die meisten Restaurantdaten, deshalb muss es auch unter Druck schnell sein. Achten Sie auf die Bestellarten, die Sie tatsächlich nutzen (Verzehr vor Ort, Theke, Abholung, Lieferung), auf die Möglichkeit, einen Bon zu parken und an einem anderen Terminal fortzusetzen, und darauf, dass bei Änderungen nur die neuen Positionen an die Küche gehen. In Kappinos Kassensoftware für Restaurants erfasst das Personal außerdem, wie jede Rechnung bezahlt wurde (bar, Karte, Wallet, QR oder Essensgutschein), und kann Rechnungen gleichmäßig, nach Positionen oder manuell teilen. Beachten Sie: Kappino erfasst die Zahlungsart, wickelt aber keine Kartenzahlungen ab. Ihr Kartenterminal bleibt also ein separater Vertrag.
Ein Kassensystem ist nur so gut wie das Menü dahinter. Eine gute Menüverwaltung für Restaurants hält Preise, Optionen, Allergene und die Verfügbarkeit pro Kanal an einem Ort, sodass eine Änderung gleichzeitig an der Kasse und im QR-Menü ankommt. Fragen Sie: Wenn ich einen Preis ändere, auf wie vielen Bildschirmen muss ich ihn anpassen?
Bestellungen, Küchenmonitor und Bestellkanäle
Bestellungen kommen heute vom Tisch, von der Theke, über QR-Codes, Ihre Website und Messaging-Apps. Ein Bestellverwaltungssystem führt sie auf einer einzigen Live-Übersicht mit Status, Filtern und durchsuchbarem Verlauf zusammen und erfasst Stornos und abgebrochene Bestellungen jeweils mit Begründung.
Ein Küchenmonitor (KDS) ersetzt Papierbons durch Bildschirme. Achten Sie auf das Routing (Grillgerichte an den Grill, Desserts an die Patisserie), das Abhaken einzelner Positionen und Timer, die verspätete Bons markieren. In Kappino heißen Küchenstationen „Umgebungen“ (Environments), und die Timer werden nach 8 Minuten gelb und nach 15 Minuten rot.
Für die Kanäle, die Gäste direkt nutzen, gibt es ein QR-Menü mit Online-Bestellung: Gäste sehen Allergene und Optionen auf dem Smartphone und bestellen für den Verzehr vor Ort, zur Abholung oder zur Lieferung, wobei die Bestellungen direkt an die Küche gehen. Manche Plattformen nehmen Bestellungen auch im Chat entgegen: Kappinos KI-Bestellannahme über WhatsApp zeigt das Menü, stellt einen Warenkorb zusammen, nimmt die Bestellung auf und reserviert Tische, und das Personal kann sich jederzeit in jedes Gespräch einschalten. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Kanäle in derselben Küchenwarteschlange landen und für welche ein separates Tablet nötig ist.
Reservierungen, Tische und Raumplan
Ein Reservierungssystem ersetzt das Reservierungsbuch durch eine Online-Buchungsseite, Bestätigungs-E-Mails und eine Prüfung auf Doppelbuchungen. In Verbindung mit einem Live-Tisch- und Raumplan sieht der Empfang auf einen Blick, welche Tische frei, besetzt oder reserviert sind. In Kappino gehen Online-Reservierungen als „ausstehend“ ein und werden vom Personal bestätigt; No-Shows lassen sich markieren, sodass Sie Muster über die Zeit erkennen. Fragen Sie, ob Sie Servicezeiten, Gruppengrößen und die Länge der Zeitfenster festlegen können.
Lager, Lieferanten, Abfall und Ausgaben
Der Wareneinsatz gehört zu den größten Kosten, die Sie beeinflussen können, und genau hier macht sich die Software bezahlt. Der Kern eines Lagerverwaltungssystems ist die rezepturbasierte Abbuchung: Jedes verkaufte Gericht bucht seine Zutaten aus dem Bestand ab, und eine stornierte Bestellung bucht sie wieder zurück. So erhalten Sie Live-Bestände, Warnungen bei niedrigem Bestand und echte Kosten pro Gericht.
Mühsam ist vor allem die Erfassung der Einkaufsdaten. Tools für KI-gestützte Lagerverwaltung lesen Lieferantenrechnungen aus Fotos, PDFs und Tabellen, bei Kappino auch italienische FatturaPA-E-Rechnungen, und legen das Ergebnis in eine Prüfwarteschlange, damit eine Person es freigibt, bevor sich der Bestand ändert. Lieferantendatensätze halten Preise, Verpackungsgrößen und Lieferzeiten direkt neben den Zutaten fest, die der jeweilige Lieferant liefert.
Zwei Module schließen den Kreis bei der Marge. Abfallmanagement für Restaurants erfasst verschwendete Bestellungen, Artikel und Bestandsverluste mit Grund und Wert, sodass Abfall keine Schätzung mehr ist. Die Ausgabenverwaltung bündelt Miete, Nebenkosten und andere Rechnungen am selben Ort, sodass Sie den Gewinn sehen und nicht nur den Umsatz.
Personal und Schichtplanung
Dienstpläne, die einfach von letzter Woche kopiert werden, ignorieren, was tatsächlich auf Sie zukommt. Mit Tools zur Personaleinsatzplanung im Restaurant planen Sie nach Bereichen, veröffentlichen den Dienstplan für das Team und behalten die Personalkosten als Prozentsatz vom Umsatz im Blick. Ein KI-Schichtplaner geht noch weiter: Kappinos Planer erstellt eine Bedarfsprognose aus den Bestellungen der letzten 28 Tage, schlägt einen Plan vor, der Rollen und Verfügbarkeiten berücksichtigt, und empfiehlt Vertretungen, wenn jemand ausfällt. Viele Plattformen, auch Kappino, bieten keine Lohnabrechnung und keine Zeiterfassung. Fragen Sie deshalb, wie die Dienstplandaten zu Ihrem Lohnabrechnungsanbieter gelangen.
CRM, Kundenbindung und Marketing-Automatisierung
Ein Restaurant-CRM erstellt Gästeprofile aus den Bestellungen, die Sie ohnehin aufnehmen, mit Anzahl der Bestellungen, Customer Lifetime Value und Segmenten. Ein Kundenbindungs- und Prämienprogramm macht daraus Stufen und Punkte, die auf jedem Kanal gesammelt werden, nicht nur im Gastraum.
Marketing-Automatisierung für Restaurants nutzt dann dieselben Daten, um die richtige Nachricht zu senden: eine E-Mail-Kampagne an Gäste, die seit einem Monat nicht bestellt haben, oder bei Kappino WhatsApp-Erinnerungen bei abgebrochenen Warenkörben und an Gäste, die seit 14 Tagen nicht erneut bestellt haben.
Lieferung und Fahrerverwaltung
Wenn Sie mit eigenen Fahrern ausliefern, ersetzt eine Lieferfahrer-Verwaltung Telefonate und Gruppenchats durch Disposition, eine Live-Karte und Nachrichten. Kappino-Fahrer nutzen die Kappino Rider App, erhältlich im App Store und bei Google Play, um Lieferungen zu empfangen, ihren Standort zu teilen, Bestellungen als abgeholt und zugestellt zu markieren, ein Foto als Zustellnachweis anzuhängen und mit dem Restaurant zu chatten. Wenn Sie auf Liefer-Marktplätze setzen, fragen Sie, ob deren Bestellungen in der Küchenwarteschlange landen; Kappino ist nicht mit ihnen integriert.
Analysen, Prognosen und KI
Restaurant-Analysen sollten Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten und Abfall nach Zeitraum und Filiale zeigen, ganz ohne Exporte. Prognosen blicken nach vorn: Die KI-Umsatzprognose in Kappino prognostiziert Umsatz, Gedecke und durchschnittlichen Bestellwert für 7, 30 oder 90 Tage mit einer Konfidenzanzeige und berücksichtigt Feiertage und Saisonalität. Kappinos KI-gestütztes Smart Pricing schlägt Preisänderungen vor und simuliert deren Wirkung, doch Preise ändern sich erst, wenn ein Manager sie übernimmt. Über all dem steht Pino AI, ein Chat-Copilot, der Fragen zu Ihren eigenen Daten beantwortet; die Übersicht der KI-Tools erklärt jedes einzelne. Fragen Sie jeden Anbieter, ob seine KI irgendetwas ohne Freigabe ändern kann.
Mehrfilialen-Verwaltung und Integrationen
Mit der Mehrfilialen-Verwaltung wechseln Sie zwischen Filialen oder sehen sie gemeinsam, vergleichen KPIs und übertragen Bestände zwischen Filialen mit einem Freigabeschritt. Integrationen verbinden den Rest: Bei Kappino sind das WordPress- und WooCommerce-Bestellungen über das Kappino-Connect-Plugin, die Anbindung eines Shopify-Shops, Facebook, Instagram, Google Unternehmensprofil, WhatsApp und API-Schlüssel mit begrenzten Berechtigungen.
Den vollständigen Katalog finden Sie unter alle Kappino-Funktionen. Wenn Sie lieber mit einer leichteren Einführung beginnen möchten, erklärt unser verständlicher Ratgeber, was ein Restaurant-Management-System leistet.
Wer braucht sie? Restaurant-Management-Software nach Betriebsart
Die Kernmodule sind überall gleich, doch welche zuerst zählen, hängt von Ihrem Konzept ab.
Cafés und Coffeeshops
Tempo an der Theke, ein einfaches Menü mit vielen Varianten und ein Bestand an Milch, Bohnen und Backwaren, der sich täglich umschlägt. Kundenbindung zählt, weil dieselben Gäste mehrmals pro Woche wiederkommen. Siehe Software für Cafés.
Fast Food und Quick Service
Durchsatz ist alles: Theken- und Abholbestellungen, ein Küchenmonitor, der die Linie in Bewegung hält, und eine straffe Portions- und Bestandskontrolle bei einer kurzen Karte. Siehe Software für Fast-Food-Betriebe.
Pizzerien
Größen und Extras, eine Mischung aus Verzehr vor Ort, Abholung und Lieferung sowie Fahrer, die zur Spitzenzeit unterwegs sind. Rezepturen pro Größe halten die Kosten für Teig und Beläge ehrlich. Siehe Software für Pizzerien.
Cloud Kitchens
Ohne Gastraum tragen Küchenmonitor, Bestellwarteschlange und Liefertracking den gesamten Betrieb. Siehe Software für Cloud Kitchens.
Franchise-Systeme
Ein Franchisegeber braucht einheitliche Menüs, gemeinsame Berichte und Berechtigungen, mit denen jeder Franchisenehmer seinen eigenen Standort führen kann, ohne die Zahlen aller anderen zu sehen. Siehe Software für Franchise-Management.
Restaurantketten
Die Zentrale möchte Standorte vergleichen, das Menü zentral steuern und Bestände zwischen Filialen verschieben können. Siehe Management für Restaurantketten oder entdecken Sie Kappino-Lösungen nach Betriebsart.
Vorteile – und wann Sie sie vielleicht nicht brauchen
Was sich ändert, wenn die Abläufe vernetzt sind
Der Vorteil ist keine einzelne Funktion, sondern dass eine Aktion alles aktualisiert, was sie betrifft. Zum Beispiel:
- Eine Bestellung erreicht die Küche nur einmal. Tisch-, QR- und Website-Bestellungen erscheinen auf demselben Küchenmonitor, an die richtige Station geleitet, mit Varianten und Allergiehinweisen auf dem Bon.
- Der Bestand bewegt sich, wenn Sie verkaufen. Jedes Gericht bucht seine Rezeptur aus dem Lager ab, sodass die Warnung bei niedrigem Bestand am Freitagmorgen die Verkäufe vom Donnerstagabend widerspiegelt.
- Dienstpläne folgen der Nachfrage. Der Schichtplaner kann Ihre eigene Verkaufshistorie nutzen, um eine Besetzung vorzuschlagen, statt die letzte Woche zu kopieren.
- Gäste werden wiedererkannt. Eine Reservierung, eine Online-Bestellung und eine Rechnung im Restaurant fließen alle in dasselbe Kundenprofil und dasselbe Treuepunktekonto.
- Der Monatsabschluss geht schneller. Umsätze, Einkäufe, Abfall und Ausgaben liegen bereits an einem Ort, sodass der Gewinn schon während des Monats sichtbar ist und nicht erst danach.
Wir nennen hier bewusst keine prozentualen Einsparungen: Die Ergebnisse hängen davon ab, wie konsequent die Einrichtung umgesetzt wird, und wir kennen keine unabhängigen Zahlen, hinter denen wir stehen würden. Unser Ratgeber So funktionieren vernetzte Abläufe geht diese Arbeitsabläufe Schritt für Schritt durch.
Wann ein Kassensystem plus ein paar Spezialtools ausreicht
Eine All-in-one-Plattform ist nicht immer die Antwort. Ein Kiosk, ein Kaffeewagen oder ein kleines Café mit fester Karte und ohne Tischservice kommt gut mit einem einfachen Kassensystem, einer Lagertabelle und einem gemeinsamen Kalender für das Personal aus, ohne für Module zu bezahlen, die es nicht nutzen wird.
Die Anzeichen dafür, dass Sie diesem Setup entwachsen sind, sind meist praktischer und nicht strategischer Natur:
- Sie tippen jede Woche dieselben Informationen (Menüpreise, Umsatzsummen, Lieferantenrechnungen) in mehr als ein Tool ein.
- Sie können nicht sagen, was Sie ein Gericht heute kostet oder welche Artikel Marge verlieren.
- Reservierungen, Laufkundschaft und Online-Bestellungen kommen sich in die Quere, weil sie an verschiedenen Orten verwaltet werden.
- Dienstpläne entstehen aus dem Gedächtnis, und die Personalkosten sind am Monatsende eine Überraschung.
- Sie haben einen zweiten Standort eröffnet oder planen einen und möchten einheitliche Zahlen.
Wenn Ihnen zwei oder mehr dieser Punkte bekannt vorkommen, spart ein vernetztes System wahrscheinlich mehr Zeit, als seine Einrichtung kostet.
So wählen Sie die richtige Restaurant-Management-Software
Dies ist die Kurzfassung. Eine ausführlichere Anleitung mit Beispielen aus dem Arbeitsalltag finden Sie in unserer vollständigen Checkliste für Käufer.
Beginnen Sie mit Ihren Abläufen, nicht mit einer Funktionsliste
Notieren Sie fünf oder sechs typische Momente einer normalen Woche und testen Sie jedes System daran: ein voller Freitagabend, eine Lieferung mit Fehlmengen gegenüber der Rechnung, ein Mitarbeiter, der sich krankmeldet, ein Gast mit Allergie, der über ein QR-Menü bestellt, die Inventur am Monatsende, eine Preisänderung an zwei Standorten. Bitten Sie jeden Anbieter, Ihnen genau diese Momente live zu zeigen, wenn möglich mit Ihrer eigenen Karte, statt einer einstudierten Demo.
Zehn Fragen an jeden Anbieter
- Fiskalkonformität: Welche Fiskalvorschriften unterstützen Sie in meinem Land, wie ist die Lösung zertifiziert und wer richtet sie ein? Fragen Sie nach dem konkreten Gerät oder Dienst, nicht nach einem allgemeinen Versprechen.
- Hosting: Wo werden meine Daten gehostet, bei welchem Anbieter, und welche Funktionen senden Daten an Dritte oder außerhalb Europas?
- Auftragsverarbeitungsvertrag: Unterzeichnen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und kann ich Ihre aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter einsehen?
- Sprachen: Welche Sprachen sind für Personalbildschirme, Gästemenüs, Buchungsseiten und E-Mails verfügbar?
- Geräte: Auf welchen Tablets, Computern und Smartphones läuft die Software, und kann ich vorhandene Hardware nutzen?
- Verhalten bei Verbindungsausfall: Was genau passiert, wenn das Internet während des Service ausfällt, und gibt es schon heute einen Offline-Modus oder ist er nur geplant?
- Vertrag und Ausstieg: Wie lange läuft der Vertrag, wie lang ist die Kündigungsfrist und wie exportiere ich Menü-, Umsatz- und Kundendaten, wenn ich wechsle?
- Support: Zu welchen Zeiten und in welchen Sprachen gibt es Support, und welche Reaktionszeiten sind in meinem Tarif enthalten?
- Integrationen: Was lässt sich heute mit meiner Buchhaltungssoftware, meiner Website, Lieferplattformen und meinem Zahlungsterminal verbinden, und was erfordert Handarbeit?
- Gesamtkosten: Was zahle ich im ersten Jahr inklusive Hardware, Einrichtung, zusätzlicher Standorte, Add-ons und Zahlungsabwicklung, und zwar schriftlich?
Geräte und Hardware
Klären Sie die Hardwarefrage früh, denn sie beeinflusst Kosten und Einführung. Manche Systeme benötigen eigene Terminals, andere laufen auf Tablets und Computern, die Sie bereits besitzen. Kappino läuft im Browser auf iPad, Android-Tablets, Windows-PCs und Macs, dazu kommen die Kappino App und die Kappino Rider App im App Store und bei Google Play. Eine Desktop-App mit Offline-Modus ist in Entwicklung. Wenn Sie neue Geräte benötigen, umfasst das Sortiment an Kassenhardware für Restaurants Bondrucker, Android-POS-Terminals und einen Küchenbildschirm, jeweils mit Angebot durch das Team. Was Sie auch wählen: Lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich bestätigen, welche Drucker, Kassenladen und Kartenterminals damit funktionieren.
Bewertungsmatrix
Kopieren Sie diese Tabelle in eine Tabellenkalkulation und bewerten Sie jedes System auf Ihrer Shortlist nach einer Demo oder Testphase von 1 (schlecht) bis 5 (hervorragend). Multiplizieren Sie mit der Gewichtung und addieren Sie die Ergebnisse. Passen Sie die Gewichtung an Ihre eigenen Prioritäten an: Eine Cloud Kitchen könnte Lieferung mit 3 und Reservierungen mit 1 gewichten.
| Kriterium | Gewichtung (1–3) | System A (1–5) | System B (1–5) | System C (1–5) |
|---|---|---|---|---|
| Passt zu unseren wichtigsten Abläufen (live getestet) | 3 | |||
| Fiskalkonformität für unser Land, schriftlich bestätigt | 3 | |||
| Datenhosting, AVV und Liste der Unterauftragsverarbeiter vorgelegt | 2 | |||
| Küchen- und Bestellablauf zur Spitzenzeit | 3 | |||
| Lager und Rezepturkalkulation | 2 | |||
| Personaleinsatzplanung | 2 | |||
| Gäste-CRM, Kundenbindung und Marketing | 1 | |||
| Mehrfilialen-Steuerung (falls relevant) | 2 | |||
| Sprachen für Personal und Gäste | 2 | |||
| Geräte, Hardware und Ausfallsicherheit der Verbindung | 2 | |||
| Datenexport und Ausstiegsbedingungen im Vertrag | 2 | |||
| Supportzeiten und Supportsprache | 2 | |||
| Gesamtkosten im ersten Jahr (höhere Punktzahl = besseres Preis-Leistungs-Verhältnis) | 3 |
Warnsignale
- Keine öffentlichen Preise und kein schriftliches Angebot bis spät im Verkaufsprozess.
- Kein Weg zum Datenexport oder Exporte nur auf Anfrage und gegen Gebühr.
- Kein genannter Hosting-Standort oder Anbieter und vage Antworten zu Unterauftragsverarbeitern.
- Behauptungen wie „vollständig fiskalkonform“ ohne Angaben zum zertifizierten Gerät, zum Dienst oder zum abgedeckten Land.
- Lange Mindestlaufzeiten mit automatischer Verlängerung und ohne Test- oder Pilotphase.
Testphase, Demo und Umstieg
Nutzen Sie eine Testphase, um echten Service damit zu fahren, nicht nur um herumzuklicken. Planen Sie vor dem Wechsel, welche Daten Sie übernehmen und in welcher Reihenfolge Sie das System einführen (siehe den Abschnitt zur Einführung weiter unten).
Was kostet Restaurant-Management-Software?
Die Preise für Restaurant-Management-Software bestehen meist aus einem monatlichen Abonnement pro Standort, zuzüglich Hardware, Zahlungsabwicklung und Einrichtungskosten. Die Preise variieren stark, von kostenlosen Einstiegskassen, die über Zahlungsgebühren finanziert werden, bis zu vollständigen Plattformen mit Preisen pro Standort, und viele Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage. Vergleichen Sie daher die Gesamtkosten im ersten Jahr, nicht den Preis auf dem Etikett.
Preismodelle erklärt
Anbieter gestalten ihre Preise meist auf eine dieser Arten:
- Pro Standort: eine monatliche Gebühr pro Standort, teils mit Rabatten für weitere Standorte.
- Pro Terminal oder Gerät: Sie zahlen für jede Kasse, jedes Tablet und jeden Küchenbildschirm. Günstig für kleine Betriebe, teuer für große Gasträume.
- Pro Benutzer: Abrechnung nach Mitarbeiterkonto.
- Gestaffelte Pakete: Tarife, die mit jeder höheren Stufe weitere Module freischalten. Prüfen Sie, in welcher Stufe die Funktionen liegen, die Sie tatsächlich brauchen.
- Add-ons: Module wie Kundenbindung, Online-Bestellung oder KI, die zusätzlich zu einem Basistarif separat verkauft werden.
- Zahlungsgebundene Preise: ein günstiges oder kostenloses Abonnement, finanziert über Kartengebühren oder Provisionen auf Online-Bestellungen. Die Software wirkt günstig, bezahlt wird über die Transaktionskosten.
Die vollständige Kostenaufstellung
Das Abonnement ist im ersten Jahr selten der größte Posten. Mit dieser Tabelle erstellen Sie einen fairen Vergleich.
| Kostenposten | Was abgedeckt ist | Was Sie fragen sollten |
|---|---|---|
| Abonnement | Monatliche oder jährliche Gebühr für die Software | Pro Standort, Terminal oder Benutzer? Was ist enthalten und was ist ein Add-on? Jährliche oder monatliche Bindung? |
| Hardware | Tablets, POS-Terminals, Küchenbildschirme, Bondrucker, Kassenladen | Kann ich eigene Geräte nutzen? Welche Drucker und Terminals werden unterstützt? Kaufen oder leasen? |
| Zahlungsabwicklung | Kartengebühren Ihres Zahlungsdienstleisters | Ist die Abwicklung an die Software gebunden, oder kann ich meinen eigenen Anbieter behalten? Wie hoch sind die Gebühren pro Transaktion? |
| Einrichtung und Datenübernahme | Import von Menü-, Lager-, Personal- und Kundendaten; Einrichtung des Fiskalgeräts | Ist das Onboarding inbegriffen? Gibt es einen Massenimport? Wer richtet die Fiskalkonformität ein? |
| Schulung | Zeit, die Manager und Personal brauchen, um das System zu lernen | Ist eine Schulung inbegriffen, und in welchen Sprachen? Gibt es ein Hilfe-Center? |
| Integrationen | Website, Buchhaltung, Marketing und andere Anbindungen | Welche Integrationen sind enthalten, und für welche braucht es einen höheren Tarif oder einen Entwickler? |
| Support | Hilfe, wenn während des Service etwas schiefgeht | Zeiten, Kanäle, Reaktionszeiten und Sprache in meinem Tarif. |
| Einführungsrisiko | Umsatzeinbußen und Personalzeit, wenn der Start überstürzt oder verzögert wird | Können wir zuerst eine Pilotphase durchführen? Wie lange dauert eine typische Einrichtung? |
Die letzte Zeile vergessen die meisten Käufer. Eine Einführung, die an einem vollen Samstag beginnt, oder ein Menü, das mit falschen Preisen importiert wurde, kann in einem einzigen Service mehr kosten als monatelange Abonnementgebühren. Planen Sie Zeit für einen Start an einem ruhigen Tag und eine Woche enger Begleitung ein.
Typische Preisspannen am Markt
Veröffentlichte Preise variieren stark und ändern sich häufig. Manche Anbieter bieten ein kostenloses Basis-Kassensystem an und verdienen über Zahlungsgebühren, andere veröffentlichen klare Monatstarife, und viele vollständige Plattformen gibt es nur auf Anfrage. Deshalb nennen wir hier keinen Branchendurchschnitt. Die einzige verlässliche Spanne ist die, die Sie selbst ermitteln: Holen Sie schriftliche Angebote ein, tragen Sie sie in die obige Kostenaufstellung ein und vergleichen Sie die Gesamtkosten im ersten Jahr für dieselbe Anzahl an Standorten und Geräten.
Was Kappino kostet
Kappino veröffentlicht seine Preise. Es gibt drei Monatstarife, wie auf der Preisseite aufgeführt:
| Tarif | Preis | Was die Preisseite hervorhebt |
|---|---|---|
| Starter | 99 € pro Monat | Die wichtigsten Werkzeuge für kleine Restaurants, Cafés und Betriebe mit einem Standort: Kassensystem (POS), Bestell- und Küchenverwaltung, Lager und Lieferanten, Tische und Reservierungen, Menüverwaltung, 3 Mitarbeiterkonten und Support über das Hilfe-Center. Nur Hauptfiliale. |
| Growth | 199 € pro Monat | Alles aus Starter, plus Abfallmanagement, Ausgaben, Lieferfahrer-Verwaltung, KI-Lagerverwaltung, der KI-Schichtplaner für das Personal und priorisierter Support über das Hilfe-Center. Weitere Filialen verfügbar. |
| Professional | 399 € pro Monat | Alles aus Growth, plus Kundenbindung und Kundenverwaltung, KI-Umsatzprognose, KI-Smart-Pricing für Artikel, Website-Integration mit WordPress und Shopify, Social-Media-Management, E-Mail-Marketing, Pino AI Copilot, der KI-Poster-Generator sowie priorisierter Support plus Sofort-Support per E-Mail. |
In den Tarifen Growth und Professional kosten zusätzliche Filialen 139 € pro Filiale und Monat für die Filialen eins bis fünf und 99 € pro Filiale und Monat ab der sechsten. Wie auf der Preisseite vermerkt, kann der endgültige Preis je nach Einrichtung, Integrationen, Supportanforderungen und geschäftlichen Anforderungen variieren. Hardware und Kartenzahlungsabwicklung sind separat. Den vollständigen Vergleich aller Tarife finden Sie unter Kappino-Preise und -Tarife. Neue Konten starten mit einer 14-tägigen Testphase.
Restaurant-Management-Software in Europa: DSGVO, Fiskalregeln, Sprachen und Hosting
Die meisten Ratgeber sind für den US-Markt geschrieben und übergehen die Regeln, die die Softwarewahl in Europa prägen. Dieser Abschnitt fasst sie zusammen. Es handelt sich um allgemeine Informationen, nicht um Rechts- oder Steuerberatung; lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater oder Datenschutzberater bestätigen, was für Sie gilt.
| Bereich | Vorschrift | Was das für Ihre Software bedeutet | Was Sie Ihren Anbieter fragen sollten |
|---|---|---|---|
| Datenschutz (EU) | DSGVO, Artikel 28 DSGVO | Der Anbieter verarbeitet Gäste- und Personaldaten in Ihrem Auftrag auf Grundlage eines schriftlichen Vertrags | Kann ich Ihren AVV unterzeichnen und Ihre Unterauftragsverarbeiter einsehen? |
| Datenschutz (UK) | UK GDPR, siehe ICO-Leitfaden zu Verträgen | Dieselbe Logik von Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter | Deckt Ihr AVV die UK GDPR ab? |
| Datenschutz (Schweiz) | Revidiertes Datenschutzgesetz (revDSG), in Kraft seit 1. September 2023 | Gilt für Schweizer Betriebe; die von der EU anerkannte Angemessenheit ermöglicht Datenflüsse aus der EU | Wo werden die Daten gehostet, und was verlässt diesen Standort? |
| Fiskal (Deutschland) | KassenSichV und §146a AO | Kassen benötigen eine zertifizierte TSE, und Belege müssen ausgegeben werden | Welche TSE verwenden Sie, und wer meldet sie an? |
| Fiskal (Italien) | Elektronische Tageseinnahmen (corrispettivi) | Die Einnahmen gehen über einen registratore telematico an die Steuerbehörde; Kartenterminals werden ab 2026 damit gekoppelt | Wie binden Sie den RT an? |
| Allergene | Leitfaden der britischen FSA; Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 | Allergeninformationen müssen verfügbar sein, auch für nicht vorverpackte Lebensmittel | Kann ich Allergene pro Gericht erfassen und auf Menüs anzeigen? |
DSGVO und UK GDPR: Was die Software leisten muss
Wenn Sie Restaurantsoftware nutzen, um Gästereservierungen, Kundenprofile, Treuepunkte oder Personaldaten zu speichern, ist Ihr Restaurant in der Regel der Verantwortliche für diese personenbezogenen Daten und das Softwareunternehmen ein Auftragsverarbeiter, der nach Ihren Weisungen handelt. Artikel 28 DSGVO verlangt, dass die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf einem verbindlichen Vertrag beruht, und der ICO-Leitfaden zu Verträgen ist für das Vereinigte Königreich ebenso eindeutig: Immer wenn ein Verantwortlicher einen Auftragsverarbeiter einsetzt, muss ein schriftlicher Vertrag vorliegen.
Prüfen Sie vor der Unterschrift vier Punkte:
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Fordern Sie ihn frühzeitig an und prüfen Sie die Sicherheitsmaßnahmen und die Meldepflichten bei Datenpannen.
- Unterauftragsverarbeiter: Fragen Sie nach der Liste der Dienstleister (Hosting, E-Mail, KI, Messaging) und wo jeder von ihnen Daten verarbeitet.
- Marketing-Einwilligung: Kampagnen brauchen eine Rechtsgrundlage, meist eine Einwilligung, und eine einfache Abmeldemöglichkeit.
- Export und Löschung: Sie müssen Auskunfts- und Löschanfragen beantworten können und Ihre Daten zurückerhalten, wenn Sie den Anbieter wechseln.
Kappinos Ansatz, einschließlich seiner Rolle als Auftragsverarbeiter im Rahmen eines AVV, des Datenexports und der Kontolöschung, ist auf der Seite DSGVO- und revDSG-Konformität beschrieben.
Schweiz: revDSG, EU-Angemessenheit und Schweizer Hosting
Die Schweiz hat ein eigenes Datenschutzgesetz. Laut dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ist das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz am 1. September 2023 in Kraft getreten. Die Europäische Kommission hat anschließend am 15. Januar 2024 bestätigt, dass das Datenschutzniveau der Schweiz weiterhin angemessen ist. Personenbezogene Daten können also weiterhin ohne zusätzliche Garantien aus der EU und dem EWR in die Schweiz übermittelt werden.
Schweizer Hosting gibt Ihren Daten eine klare rechtliche Heimat unter einem Regime, das die EU als angemessen anerkennt. Für Betriebe in der EU entfällt damit eine Frage zur Datenübermittlung. Allein dadurch ist ein Restaurant aber nicht konform: Sie brauchen weiterhin eine Rechtsgrundlage für Marketing, sinnvolle Aufbewahrungsfristen, Zugriffskontrollen und einen AVV. Zudem nutzen KI-, Messaging- und Social-Media-Tools häufig Anbieter mit Sitz anderswo. Fragen Sie daher, welche Funktionen Daten außerhalb des Haupt-Hosting-Standorts senden.
Zur Transparenz: Kappinos Kernplattform und Datenbank werden in der Schweiz von Infomaniak gehostet, und einige Funktionen nutzen Anbieter, die Daten außerhalb der Schweiz und der EU/des EWR verarbeiten, etwa OpenAI, Google und Meta. Die Sicherheitsrichtlinie beschreibt Verschlüsselung, Backups und Zugriffskontrollen.
Fiskalkonformität nach Land
Mehrere europäische Länder verlangen, dass Kassen Verkäufe manipulationssicher aufzeichnen und sie in manchen Fällen an die Steuerbehörde melden. Genau hier sind vage Versprechen von Anbietern am riskantesten.
Deutschland. Nach §146a der Abgabenordnung (AO) und der KassenSichV müssen elektronische Aufzeichnungssysteme wie Kassensysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, und für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg ausgegeben werden, sofern keine Befreiung erteilt wurde. Die TSE muss vom BSI zertifiziert sein, dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
Italien. Unternehmen müssen ihre Tageseinnahmen (corrispettivi) elektronisch speichern und an die Agenzia delle Entrate übermitteln, in der Regel über einen registratore telematico (RT). Laut dem Überblick von fiskaly über die italienischen Vorschriften (November 2024) galt die Pflicht ab Juli 2019 für Unternehmen mit mehr als 400.000 € Umsatz und ab Januar 2020 für alle anderen; zudem wurde eine zertifizierte Softwarealternative zum Hardware-RT eingeführt. Ab dem 1. Januar 2026 müssen elektronische Zahlungsterminals außerdem mit dem RT gekoppelt sein; die Agenzia delle Entrate hat dafür einen Online-Kopplungsdienst eingerichtet statt einer physischen Verbindung. Lassen Sie sich den aktuellen Stand von Ihrem Steuerberater bestätigen, da sich diese Regeln mehrmals geändert haben.
Kappino: Kappino verfügt über ein zugelassenes Fiskalsystem und unterstützt länderspezifische Fiskalanforderungen, darunter TSE-signierte Belege in Deutschland (KassenSichV) und elektronische Belege über einen registratore telematico (RT) in Italien; unser Team bestätigt während des Onboardings die passende Fiskal-Einrichtung für Ihr Land.
Weitere Länder. Frankreich, Österreich, Spanien, Polen und andere haben eigene Fiskalvorschriften, und im Vereinigten Königreich gelten wiederum andere Anforderungen. Lassen Sie sich von jedem Anbieter, auch von Kappino, vor der Unterschrift schriftlich bestätigen, wie er die Anforderungen Ihres Landes umsetzt.
Sprachen und Personal
Europäische Teams arbeiten oft in mehreren Sprachen. Prüfen Sie die Sprachunterstützung getrennt für Personalbildschirme, Gästemenüs, Buchungsseiten, E-Mails und Belege, denn Anbieter übersetzen oft nur einen Teil davon. Kappinos Personal-App, E-Mails und Benachrichtigungen sind auf Englisch, Italienisch, Deutsch, Französisch und Spanisch verfügbar, das QR-Menü für Gäste und die Buchungsseite zeigen ihre Beschriftungen in diesen fünf Sprachen, und mit der KI-Menüübersetzung kann das Personal die Namen der Gerichte in der eigenen Sprache lesen. Gäste sehen Namen und Beschreibungen der Gerichte so, wie Sie sie verfasst haben.
Wenn Sie in mehr als einer Währung arbeiten, prüfen Sie auch das sorgfältig: Manche Plattformen unterstützen mehrere Währungen in einem Konto, andere, darunter Kappino, nicht.
Allergene und Lebensmittelinformationen
Lebensmittelunternehmen im Vereinigten Königreich und in der EU müssen Informationen zu den 14 gesetzlich geregelten Allergenen bereitstellen, auch für nicht vorverpackte Lebensmittel. Siehe den Allergen-Leitfaden der Food Standards Agency und die Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 betreffend die Information der Verbraucher über Lebensmittel. Software allein macht Sie nicht konform, aber fragen Sie, ob Sie Allergene pro Gericht erfassen, auf Online-Menüs anzeigen und Allergiehinweise an die Küche weitergeben können. In Kappino werden Allergene und Nährwerte pro Menüartikel erfasst und im QR-Menü angezeigt, und Gäste können Hinweise wie Allergien für die Küche hinzufügen.
Restaurant-Management-Software einführen
Der größte Teil der Arbeit bei einer Einführung ist Vorbereitung, nicht Software. Ein typischer Ablauf sieht so aus:
- Bestandsaufnahme: Listen Sie Ihre aktuellen Tools, die darin enthaltenen Daten und die Abläufe auf, die Sie ändern möchten.
- Daten vorbereiten: Bereinigen Sie Menü, Rezepturen, Lieferanten, Personalliste und Kundendaten vor dem Import.
- Menü und Lager einrichten: Importieren Sie Artikel und Rezepturen und prüfen Sie dann Kosten und Allergene an einer Stichprobe von Gerichten.
- Hardware und Fiskalgeräte installieren: Testen Sie Drucker, Küchenbildschirme und die Fiskal-Einrichtung für Ihr Land.
- Das Team schulen: kurze, rollenbasierte Schulungen für Service, Küche und Management.
- Live gehen und auswerten: Wählen Sie einen ruhigen Tag, halten Sie für die ersten Services eine Ausweichlösung bereit und ziehen Sie nach einer Woche Bilanz.
Kappinos Quick-Setup-Assistent deckt die Datenschritte in neun Stufen ab, mit CSV-Vorlagen für den Massenimport. Einen vollständigen Schritt-für-Schritt-Plan finden Sie in unserer Checkliste zur Einführung.
Wo Kappino passt
Was Kappino ist
Kappino ist eine All-in-one-Plattform für das Restaurantmanagement, entwickelt von TechVerdi SA in Pully, Schweiz (siehe über TechVerdi). Sie vereint Kassensystem (POS), Bestellungen, Küchenmonitor, Lager und Lieferanten, Reservierungen und Tische, Personal und Schichten, CRM, Kundenbindung, Marketing-Automatisierung, Lieferfahrer, Analysen und Mehrfilialen-Verwaltung in einem System. Kappino läuft im Browser auf iPad, Android-Tablets, Windows-PCs und Macs, dazu kommen die Kappino App und die Kappino Rider App im App Store und bei Google Play. Die Personal-App ist in fünf Sprachen verfügbar, die Kernplattform wird in der Schweiz gehostet, und Kappino unterstützt die Fiskalanforderungen in Deutschland und Italien wie oben beschrieben.
Pino AI
Pino AI ist der in Kappino integrierte Copilot. Sie stellen eine Frage in Alltagssprache, etwa nach den heutigen Umsätzen oder danach, was zur Neige geht, und Pino AI antwortet auf Basis Ihrer eigenen Daten mit KPI-Karten, Tabellen und Diagrammen, die ihre Quellen ausweisen. Pino AI berücksichtigt die Rolle jedes Benutzers und antwortet auf Englisch, Italienisch, Deutsch, Französisch oder Spanisch. Aktionen direkt aus dem Chat auszuführen, etwa einen Tisch mit einer Bestätigungskarte zu reservieren, ist eine Pilotfunktion, die schrittweise eingeführt wird. Laut Preisseite ist Pino AI Copilot im Professional-Tarif enthalten.
Für wen Kappino passt – und für wen nicht
Kappino passt wahrscheinlich zu Ihnen, wenn:
- Sie ein vernetztes System für Service, Küche und Backoffice statt mehrerer getrennter Tools möchten.
- Ihr Team in mehr als einer Sprache arbeitet oder Sie Standorte in verschiedenen europäischen Ländern betreiben.
- Sie mehrere Filialen betreiben oder planen, insbesondere in Deutschland, Italien, der Schweiz oder benachbarten Märkten.
- Sie veröffentlichte Preise und eine Testphase wünschen, bevor Sie sich festlegen.
Wahrscheinlich ist Kappino nicht die richtige Wahl, wenn:
- Sie ein Fiskalverfahren benötigen, das Kappino für Ihr Land nicht aufführt, oder schon heute einen vollständigen Offline-Betrieb brauchen.
- Sie darauf angewiesen sind, dass Bestellungen von Liefer-Marktplätzen automatisch in die Kasse fließen, oder integrierte Kartenzahlungen im selben System benötigen.
- Sie Lohnabrechnung, Zeiterfassung oder mehrere Währungen in einem Konto benötigen.
- Sie nur eine einfache Kasse für eine einzelne Theke brauchen.
Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie vor Ihrer Entscheidung mit dem Team über Ihr Land und Ihr Setup.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Restaurant-Management-Software?
Restaurant-Management-Software ist ein vernetztes System für den Betrieb eines Gastronomieunternehmens. Sie verbindet das Kassensystem mit Küchenbons, Tischen und Reservierungen, Lager, Lieferanten, Personaleinsatzplanung, Gästedaten und Berichten, sodass jeder Verkauf, jede Reservierung und jede Lieferung dieselben Daten aktualisiert.
Was ist der Unterschied zwischen einem Kassensystem und Restaurant-Management-Software?
Ein Kassensystem (POS) erfasst Bestellungen und Zahlungen an der Kasse. Restaurant-Management-Software umfasst ein Kassensystem, verbindet es aber mit dem übrigen Betrieb: Küchenmonitor, Bestandsabbuchung nach Rezeptur, Reservierungen, Dienstpläne, CRM und Berichte. Ein Kassensystem zeigt Ihnen, was Sie verkauft haben; ein Restaurant-Management-System zeigt Ihnen auch, was es Sie gekostet hat.
Welche Funktionen sollte Restaurant-Management-Software bieten?
Mindestens: ein schnelles Kassensystem, Menüverwaltung, Bestellverwaltung mit Küchenmonitor, Tisch- und Reservierungsverwaltung, Lagerverwaltung mit Rezepturkalkulation, Lieferantendaten, Personaleinsatzplanung und Berichte. Je nach Konzept kommen Online-Bestellung, Lieferung, CRM und Kundenbindung, Mehrfilialen-Steuerung und Fiskalkonformität für Ihr Land hinzu.
Was kostet Restaurant-Management-Software?
Die meiste Restaurant-Management-Software wird als monatliches Abonnement pro Standort angeboten, zuzüglich Hardware, Kartenzahlungsabwicklung, Einrichtung und Schulung. Die Preise variieren stark und sind oft nur auf Anfrage erhältlich. Vergleichen Sie daher die vollständigen Kosten im ersten Jahr für dieselbe Anzahl an Standorten. Kappinos veröffentlichte Tarife kosten 99 €, 199 € und 399 € pro Monat.
Brauchen kleine Restaurants oder Cafés Restaurant-Management-Software?
Nicht immer. Ein Kiosk oder ein kleines Café mit fester Karte kommt mit einem einfachen Kassensystem und einer Lagertabelle aus. Ein vernetztes System lohnt sich, wenn Sie dieselben Daten in mehrere Tools eintippen, die Kosten Ihrer Gerichte nicht sehen, Reservierungen und Online-Bestellungen sich in die Quere kommen oder Sie einen zweiten Standort eröffnen.
Was ist die beste Restaurant-Management-Software für Restaurants mit mehreren Standorten?
Es gibt nicht die eine beste Wahl; die richtige hängt von Ihren Konzepten und Ländern ab. Für mehrere Standorte sollten Sie Folgendes priorisieren: ein gemeinsames Menü mit zentraler Steuerung, Berechtigungen auf Filialebene, Berichte im direkten Vergleich, Bestandsübertragungen zwischen Filialen, klare Preise pro Filiale und Fiskalkonformität in jedem Land, in dem Sie tätig sind.
Ist cloudbasierte Restaurantsoftware sicher, und wem gehören meine Daten?
Cloud-Software kann sehr sicher sein, wenn der Anbieter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Backups und einen namentlich genannten Hosting-Anbieter einsetzt. Als Restaurant bleiben Sie der Verantwortliche für Gäste- und Personaldaten; der Anbieter verarbeitet sie in Ihrem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Prüfen Sie im Vertrag Ihre Exportrechte.
Muss Restaurant-Management-Software DSGVO-konform sein?
Ihr Restaurant ist für die Einhaltung der DSGVO bzw. der UK GDPR verantwortlich, und Ihr Softwareanbieter handelt als Auftragsverarbeiter. Das Gesetz verlangt einen schriftlichen Vertrag zwischen Ihnen, in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wählen Sie Software, die einen AVV anbietet, ihre Unterauftragsverarbeiter auflistet, Marketing-Einwilligungen erfasst und es Ihnen ermöglicht, personenbezogene Daten auf Anfrage zu exportieren oder zu löschen.
Welche Fiskalvorschriften gelten für Restaurantsoftware in Deutschland und Italien?
In Deutschland müssen Kassen nach der KassenSichV durch eine BSI-zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, und es müssen Belege ausgegeben werden. In Italien werden die Tageseinnahmen gespeichert und an die Agenzia delle Entrate übermittelt, in der Regel über einen registratore telematico, und Kartenterminals müssen ab 2026 damit gekoppelt sein. Lassen Sie sich die Details von Ihrem Steuerberater bestätigen.
Kann ein einziges System ein Restaurantteam über mehrere Sprachen und Filialen hinweg steuern?
Ja, wenn die Software beides richtig unterstützt. Prüfen Sie, welche Sprachen Personalbildschirme, Gästemenüs, Buchungsseiten und E-Mails abdecken und ob Filialen ein gemeinsames Menü mit getrennten Berichten und Berechtigungen nutzen. Kappinos Personal-App funktioniert auf Englisch, Italienisch, Deutsch, Französisch und Spanisch und ermöglicht es Ihnen, zwischen Filialen zu wechseln oder sie gemeinsam anzuzeigen.
Die Wahl einer Restaurant-Management-Software fällt leichter, wenn Sie sie an Ihrem eigenen Service, Ihren Kosten und den Vorschriften Ihres Landes testen statt an einer Funktionsliste. Wenn Sie sehen möchten, wie Kappino mit Ihrem Menü, Ihren Filialen und Ihrer Fiskal-Einrichtung umgeht, buchen Sie eine Demo mit unserem Team oder vergleichen Sie die Kappino-Tarife und starten Sie mit einer 14-tägigen Testphase.