So wählen Sie die richtige Restaurant-Management-Software: Ein praxisnaher Einkaufsleitfaden für 2026

Bei der Wahl von Restaurant-Management-Software geht es nicht darum, die Plattform mit der längsten Funktionsliste zu finden.

Es geht darum, ein System zu finden, das dazu passt, wie Ihr Restaurant tatsächlich arbeitet.

Ein Café mit überwiegend Thekenbestellungen hat andere Anforderungen als ein Restaurant mit Tischservice, das Tische, Reservierungen und Küchenbons verwaltet. Eine Cloud Kitchen legt vielleicht den Schwerpunkt auf Lieferung und Küchenabläufe, während eine Restaurantgruppe Berechtigungen auf Filialebene, zentrale Berichte und die Verwaltung mehrerer Standorte benötigt.

Deshalb reicht ein Vergleich von Restaurant-Software allein nach Preis oder Anzahl der Funktionen selten aus, um eine sichere Entscheidung zu treffen.

Besser ist es, zuerst die Abläufe Ihres Restaurants abzubilden und dann zu prüfen, wie gut die Software sie miteinander verbindet.

Dieser Leitfaden erklärt, was Sie prüfen sollten, welche Fragen Sie stellen sollten und wie Sie Restaurant-Management-Software vor der Entscheidung testen.

Die Kurzantwort: Wie wählt man Restaurant-Management-Software aus?

Halten Sie zunächst fest, wie Ihr Restaurant Folgendes handhabt:

• Bestellverwaltung
• Küchenvorbereitung
• Tischverwaltung und Reservierungen
• Zahlungen
• Lagerverwaltung
• Lieferantenverwaltung
• Menüverwaltung
• Personalverwaltung
• Berichte und Analysen
• Kundenaktivität
• Verwaltung mehrerer Standorte, falls zutreffend

Bewerten Sie die Restaurant-Management-Software dann anhand dieser realen betrieblichen Abläufe.

Achten Sie besonders auf Kassensystem und Bestellverwaltung, Küchenabläufe, Lagerverwaltung, Mitarbeiterberechtigungen, Berichte, Integrationen, Datenzugriff, Gesamtkosten und Skalierbarkeit.

Fragen Sie nicht nur:

„Hat die Software diese Funktion?“

Fragen Sie stattdessen:

„Was passiert an anderer Stelle im System, wenn ich diese Funktion nutze?“

Die Qualität der Verbindung zwischen den Restaurantabläufen kann wichtiger sein als die Anzahl der Funktionen auf einer Produktseite.

Was ist Restaurant-Management-Software?

Restaurant-Management-Software ist eine Plattform, mit der sich einige oder alle betrieblichen Aufgaben im Restaurantbetrieb verwalten lassen.

Je nach System kann sie umfassen:

• Kassensystem (POS)
• Bestellungen vor Ort, zum Mitnehmen und zur Lieferung
• Küchenabläufe
• Tischverwaltung
• Reservierungen
• Menüverwaltung
• Lagerverwaltung
• Lieferantenverwaltung
• Personalverwaltung
• Verwaltung der Lieferfahrer
• Ausgaben- und Abfallmanagement
• Kundenverwaltung und Kundenbindung
• Berichte und Analysen
• Verwaltung mehrerer Standorte

Ein klassisches Kassensystem konzentriert sich vor allem auf Bestellerfassung, Verkauf und Zahlungen.

Eine umfassendere Restaurant-Management-Plattform kann diese Transaktionen mit weiteren Bereichen des Betriebs verbinden, etwa mit Küchenvorbereitung, Lagerbewegungen, Reservierungen, Mitarbeiterzugriffen und Berichten.

Kappino etwa gliedert seine Restaurant-Management-Plattform in verbundene Betriebsbereiche, darunter Kassensystem, Bestellungen, Küchenabläufe, Lagerverwaltung, Reservierungen, Personal, Kunden, Berichte und die Verwaltung mehrerer Filialen.

Daraus ergibt sich ein wichtiger Grundsatz bei der Bewertung von Restaurant-Management-Software:

Bewerten Sie Funktionen nicht nur einzeln. Bewerten Sie den Ablauf zwischen ihnen.

Beginnen Sie mit den Anforderungen Ihres Restaurants

Definieren Sie die Anforderungen Ihres Restaurants, bevor Sie Software vergleichen

Bevor Sie Anbieter von Restaurant-Management-Software vergleichen, erstellen Sie ein einfaches Profil davon, wie Ihr Restaurant arbeitet.
Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, lässt sich leichter beurteilen, welches System zu Ihren aktuellen Abläufen und zukünftigen Plänen passt.

Restauranttyp

Bestimmen Sie das Betriebsmodell Ihres Restaurants:

• Café
• Pizzeria
• Restaurant mit vollem Service
• Quick-Service-Restaurant
• Take-away-Betrieb
• Cloud Kitchen
• Restaurantgruppe
• Franchise

Unterschiedliche Restaurantmodelle haben unterschiedliche betriebliche Prioritäten.

Ein Restaurant mit Tischservice stützt sich unter Umständen stark auf Reservierungen und Tischverwaltung, während ein Quick-Service-Restaurant mehr Wert auf Bestelltempo, effiziente Küchenabläufe und schnelleren Service legen kann.

Bestellkanäle

Listen Sie jeden Weg auf, auf dem eine Bestellung in Ihr Restaurant gelangt.

Gängige Bestellkanäle sind:

• Bestellaufnahme durch die Servicekraft am Tisch
• Bestellungen an der Theke
• Take-away-Bestellungen
• Lieferbestellungen
• Telefonische Bestellungen
• Bestellungen über die Website
• Bestellung per QR-Code

Stellen Sie dann fest, ob alle diese Bestellungen in einen zentralen betrieblichen Ablauf fließen oder über getrennte Systeme verwaltet werden.

Restaurantstandorte

Wenn Sie mehr als einen Restaurantstandort betreiben, überlegen Sie, wie Ihre Restaurant-Management-Software Folgendes handhabt:

• Berechtigungen auf Filialebene
• Zentrale Berichte
• Standortspezifische Menüs
• Unterschiedliche Preise je Standort
• Lagerverwaltung pro Filiale
• Personaleinteilung
• Einblick für die Zentrale

Restaurants mit mehreren Standorten sollten prüfen, ob Manager einzelne Filialen steuern können, während die Zentrale den Überblick über das gesamte Geschäft behält.

Bestellvolumen des Restaurants

Berücksichtigen Sie sowohl den normalen Betrieb als auch Ihre stärksten Servicezeiten.

Halten Sie wichtige Kapazitätsanforderungen fest, etwa:

• Durchschnittliche Bestellungen pro Tag
• Spitzenbestellungen pro Stunde
• Anzahl der Tische
• Anzahl der aktiven Kassengeräte
• Küchenstationen
• Gleichzeitig aktive Mitarbeiter-Benutzer

Ein Restaurant-Management-System, das sich bei einer ruhigen Vorführung reaktionsschnell anfühlt, kann sich anders verhalten, wenn in der Hochphase viele Bestellungen, Geräte und Mitarbeitende es gleichzeitig nutzen.

Vorhandene Hardware und Software im Restaurant

Erstellen Sie eine Liste der Hardware, Software und Drittanbieter-Dienste, die Sie im Restaurant bereits nutzen.

• Tablets
• Kassenterminals
• Bon- und Küchendrucker
• Küchenmonitore
• Kartenterminals
• Buchhaltungssoftware
• Restaurant-Websites
• Zahlungsanbieter
• Lieferplattformen
• Reservierungssysteme

Gehen Sie nicht davon aus, dass jedes vorhandene Gerät, jede Plattform und jede Integration automatisch mit einem neuen Restaurant-Management-System funktioniert. Prüfen Sie die Kompatibilität, bevor Sie sich entscheiden.

Pläne für künftiges Wachstum

Ihre Restaurant-Software sollte nicht nur abbilden, wie der Betrieb heute läuft, sondern auch, wie Sie ihn weiterentwickeln wollen.

Überlegen Sie, ob Sie vielleicht:

• Einen weiteren Restaurantstandort eröffnen
• Mehr Personal einstellen
• Das Liefergeschäft ausbauen
• Ein Kundenbindungsprogramm einführen
• Online-Bestellungen steigern
• Berichte über mehrere Standorte hinweg zentralisieren

Wenn Sie Restaurant-Management-Software wählen, die das erwartete Wachstum auffangen kann, verringern Sie möglicherweise Kosten und Aufwand eines Systemwechsels bei der Expansion Ihres Restaurants.

10 Dinge, die Sie vor der Wahl von Restaurant-Management-Software prüfen sollten

1. Kassensystem und Bestellverwaltung

Beginnen Sie mit dem Ablauf, den Ihr Personal am häufigsten nutzen wird.

Prüfen Sie nicht einfach nur, ob die Software ein Kassensystem hat.

Testen Sie, was von der Erstellung der Bestellung bis zu ihrem Abschluss passiert.

Ein typischer Ablauf kann so aussehen:

Bestellung erstellt → Küche erhält sie → Zubereitungsstatus ändert sich → Servicepersonal sieht den Status → Zahlung wird abgeschlossen → Berichte werden aktualisiert

Fragen Sie:

• Kann das Personal Bestellungen vor Ort, zum Mitnehmen und zur Lieferung anlegen?
• Lassen sich Modifikatoren und Sonderwünsche hinzufügen?
• Können Bestellungen bearbeitet werden?
• Wie werden stornierte Artikel behandelt?
• Kann das Personal den Bestellstatus sehen?
• Erreicht die Bestellung den richtigen Küchenbereich?
• Aktualisiert eine abgeschlossene Zahlung die Berichte?
• Wirkt sich der Verkauf gegebenenfalls auf den Lagerbestand aus?

Die Bestellverwaltung von Kappino dokumentiert Bestellungen vor Ort, zum Mitnehmen und zur Lieferung in einem gemeinsamen betrieblichen Ablauf, während die Kassensoftware für Restaurants Bestellerfassung, Modifikatoren, Tischverwaltung und Verkaufsberichte umfasst.

Die Lehre ist einfach:

Testen Sie die gesamte Bestellreise, nicht eine einzige perfekte Demo-Bestellung.

2. Küchenverwaltung und Küchenmonitor (KDS)

In der Küche lässt sich unverbundene Restaurant-Software am leichtesten erkennen.

Prüfen Sie, ob das Küchenpersonal klar sehen kann:

• was bestellt wurde
• woher die Bestellung kam
• Modifikatoren zu den Artikeln
• Notizen von Kunden oder Personal
• den Zubereitungsstatus
• relevante Tisch- oder Bestellinformationen
• welche Station welchen Artikel zubereiten soll

Ein nützlicher Test: Legen Sie eine Bestellung an, senden Sie sie an die Küche und ändern Sie dann etwas.

Prüfen Sie, ob die Änderung überall korrekt erscheint, wo sie erscheinen sollte.

Zum Beispiel:

1. Eine Bestellung anlegen.
2. Sie an die Küche senden.
3. Einen Artikel hinzufügen oder ändern.
4. Eine Notiz hinzufügen.
5. Den Küchenbildschirm prüfen.
6. Den Zubereitungsstatus aktualisieren.
7. Prüfen, was das Servicepersonal sieht.

So testen Sie die Synchronisierung, statt nur zu bestätigen, dass es einen Küchenmonitor (KDS) gibt.

3. Tisch- und Reservierungsverwaltung

Bei Restaurants mit Tischservice sollten Reservierungen und Kassensystem nicht getrennt voneinander bewertet werden.

Prüfen Sie, ob die Software Folgendes verwaltet:

• Tischverfügbarkeit
• Tischkapazität
• Reservierungszeit
• Gästezahl
• Laufkundschaft ohne Reservierung
• besetzte Tische
• Tischzuweisung
• verknüpfte Bestellungen
• aktuellen Tischstatus

Kappino enthält die Reservierungsverwaltung als Teil seines umfassenderen Restaurant-Ablaufs.

Ein nützliches Demo-Szenario ist:

Reservierung für vier → Gäste treffen ein → Tisch zugewiesen → Tisch wird besetzt → Bestellung angelegt → Rechnung abgeschlossen → Tisch wieder verfügbar

Das sagt Ihnen weit mehr, als nur zuzusehen, wie jemand eine Reservierung anlegt.

4. Lager- und Lieferantenverwaltung

Der Funktionsumfang der Lagerverwaltung unterscheidet sich zwischen Restaurantplattformen erheblich.

Ein System erfasst vielleicht nur Lagermengen.

Ein anderes verbindet möglicherweise:

Zutaten → Menüartikel → Verkäufe → Lagerbewegung → Einkauf → Lieferanten

Prüfen Sie, ob das System den Grad an Lagerkontrolle unterstützt, den Ihr Restaurant braucht.

Mögliche Fragen sind:

• Lassen sich Zutaten verfolgen?
• Sind Lagerbestände sichtbar?
• Werden Maßeinheiten unterstützt?
• Lassen sich Artikel mit niedrigem Bestand erkennen?
• Lassen sich Lieferanten verwalten?
• Lassen sich Einkäufe oder eingegangene Ware erfassen?
• Lässt sich Abfall verfolgen?
• Lässt sich das Lager nach Standorten trennen?
• Gibt es Lagerberichte?

Die Lagerverwaltung von Kappino verbindet das Lager mit dem übrigen Restaurantbetrieb, darunter Bestellungen, Lieferanten und Berichte.

Eine besonders wichtige Frage lautet:

Welches Ereignis verändert tatsächlich den Lagerbestand?

Ändert sich der Bestand, wenn:

• eine Bestellung angelegt wird?
• der Artikel zubereitet wird?
• die Zahlung abgeschlossen ist?
• der Bestand manuell angepasst wird?
• Ware eingeht?

Der Anbieter sollte das klar erklären können.

5. Menüverwaltung

Menüs betreffen weit mehr als das, was auf einem Kassenbildschirm erscheint.

Sie beeinflussen:

• Preise
• Bestellungen
• Küchenvorbereitung
• Artikelverfügbarkeit
• Lagerbestand
• Online-Bestellung

Prüfen Sie, ob das Personal Folgendes verwalten kann:

• Artikel
• Kategorien
• Preise
• Verfügbarkeit
• Modifikatoren
• Sichtbarkeit
• Menüs für unterschiedliche Servicezeiten

Bei Restaurants mit mehreren Standorten stellen sich zusätzliche Fragen:

• Können Filialen unterschiedliche Preise haben?
• Kann eine Filiale einen Artikel ausblenden, ohne ihn überall zu entfernen?
• Kann die Zentrale Menüs zentral aktualisieren?
• Können Filialen bei Bedarf lokale Kontrolle behalten?

Diese Fragen zu den Abläufen sind meist wichtiger als die optische Attraktivität des Menü-Editors.

6. Personalverwaltung und Berechtigungen

Restaurantsysteme können sensible betriebliche und finanzielle Informationen enthalten.

Nicht jeder Mitarbeitende sollte denselben Zugriff haben.

Achten Sie auf rollenbasierte Berechtigungen für Personen wie:

• Inhaber
• Manager
• Servicekraft
• Koch
• Lagerverantwortlicher
• Lieferpersonal

Testen Sie diese Berechtigungen anschließend.

Zum Beispiel:

Manager-Konto: kann auf Berichte und betriebliche Einstellungen zugreifen.

Servicekraft-Konto: kann Bestellungen anlegen, hat aber keinen Zugriff auf sensible Administration.

Die Tools zur Personalverwaltung im Restaurant von Kappino umfassen Mitarbeiterrollen und betriebliche Zuständigkeiten.

Verlassen Sie sich nicht allein auf die Aussage, die Software „unterstütze Berechtigungen“.

Bitten Sie den Anbieter, zwei oder drei unterschiedliche Rollen vorzuführen.

7. Berichte und Analysen

Restaurantberichte sollten echte geschäftliche Fragen beantworten.

Schreiben Sie vor einer Demo die Fragen auf, die Sie regelmäßig beantwortet haben müssen.

Zum Beispiel:

• Was wurde heute verkauft?
• Welche Menüartikel laufen am besten?
• Wann sind unsere stärksten Zeiten?
• Wie läuft jede Filiale?
• Was ist mit dem Lagerbestand passiert?
• Wie entwickeln sich die Ausgaben?

Bitten Sie den Anbieter dann, diese Antworten zu finden.

Die Analyse-Tools für Restaurants von Kappino umfassen betriebliche Berichte zu Bereichen wie Umsatz, Bestellungen und Restaurantleistung.

Das Ziel sind nicht mehr Diagramme.

Das Ziel ist, nützliche Management-Informationen leichter abrufbar und verständlich zu machen.

8. Kundenverwaltung und Kundenbindung

Kunden-Tools können für Restaurants mit starkem Stammgeschäft wichtig sein.

Wenn sie für Ihr Restaurant wichtig sind, prüfen Sie:

• Kundenprofile
• Besuchs- oder Bestellhistorie
• Treueprogramme
• Kommunikationspräferenzen
• Einwilligungsverwaltung
• Datenlöschung
• Datenexport

Kappino bietet innerhalb seiner umfassenderen Restaurantplattform außerdem Funktionen für Kundenbindung und Kundenverwaltung.

Die wichtige Frage ist nicht einfach, ob es ein CRM gibt.

Fragen Sie, ob sich relevante Kundeninformationen durchgängig in den Restaurantabläufen nutzen lassen.

9. Integrationen

Restaurant-Software arbeitet selten völlig allein.

Erstellen Sie eine Liste aller Systeme, die Sie behalten müssen.

Mögliche Integrationen sind:

• Zahlungen
• Buchhaltung
• Website
• E-Commerce
• Lieferung
• Reservierungen
• Berichtssysteme

Ordnen Sie dann jede benötigte Integration ein.

Behandeln Sie diese vier Status nicht als gleichwertig.

Kappino führt derzeit Integrationen wie WordPress und Shopify innerhalb ausgewählter Produktfunktionen auf.

Ist eine Integration unverzichtbar, bitten Sie den Anbieter, sie im Betrieb zu zeigen.

Verlassen Sie sich nicht allein auf ein Logo oder ein Roadmap-Versprechen.

10. Verwaltung mehrerer Standorte

Die Führung mehrerer Restaurants stellt Anforderungen, die es bei einem einzelnen Standort nicht gibt.

Fragen Sie:

• Wer steuert die Menüs?
• Können Filialen unterschiedliche Preise festlegen?
• Kann ein Manager nur einen Standort sehen?
• Kann die Zentrale alle Standorte sehen?
• Sind die Berichte konsolidiert?
• Lässt sich das Lager nach Filialen trennen?
• Kann Personal bestimmten Standorten zugewiesen werden?

Das Verwaltungssystem für Restaurants mit mehreren Filialen von Kappino umfasst zentrale Verwaltung, Einblick auf Filialebene, Rollen und standortspezifische Steuerung.

Geben Sie sich bei der Bewertung einer Plattform für mehrere Standorte nicht zufrieden mit:

„Ja, wir unterstützen mehrere Filialen.“

Fragen Sie stattdessen:

„Was ist zentralisiert, was bleibt filialspezifisch und wer steuert welchen Teil?“

Berücksichtigen Sie, wie Ihr Restaurant tatsächlich arbeitet

Unterschiedliche Restaurantmodelle sollten bei der Bewertung von Restaurant-Management-Software unterschiedliche Abläufe priorisieren.

Café oder Coffeeshop

Ein Café oder Coffeeshop legt möglicherweise Wert auf:

• Schnelle Bestellaufnahme an der Theke
• Zügige Zahlungsabwicklung
• Verfügbarkeit der Menüartikel
• Verwaltung von Stammkunden
• Tägliche Lagerkontrolle
• Einfache Personalabläufe

Restaurant mit vollem Service

Ein Restaurant mit vollem Service legt möglicherweise Wert auf:

• Tischverwaltung
• Reservierungen
• Bestellaufnahme durch die Servicekraft
• Artikel-Modifikatoren und individuelle Anpassungen
• Weiterleitung von Bestellungen an die Küche
• Rechnung teilen und geteilte Zahlungen
• Gäste- und Tischfluss

Quick-Service-Restaurant

Ein Quick-Service-Restaurant (QSR) konzentriert sich möglicherweise stärker auf:

• Schnelle Bestellabwicklung
• Verwaltung der Bestellwarteschlange
• Klare Küchenabläufe
• Zahlungen an der Theke
• Leistung bei hohem Bestellvolumen

Cloud Kitchen

Eine Cloud Kitchen legt möglicherweise Wert auf:

• Verwaltung von Lieferbestellungen
• Bestellweiterleitung
• Mehrere Menüs oder virtuelle Marken
• Produktionsabläufe in der Küche
• Übergabe an Lieferfahrer
• Lagerverwaltung

Restaurantgruppe

Eine Restaurantgruppe oder ein Restaurant mit mehreren Standorten legt möglicherweise Wert auf:

• Zentralen Überblick über das Geschäft
• Berechtigungen auf Filialebene
• Standortspezifische Preise
• Gemeinsame oder filialspezifische Menüs
• Mitarbeiterrollen und Berechtigungen
• Berichte auf Filialebene
• Lagerverwaltung pro Standort

Das Grundprinzip lautet:

Beginnen Sie mit Ihrem Betriebsmodell, nicht mit der Funktionsliste des Anbieters.

Prüfen Sie die Gesamtkosten der Restaurant-Management-Software, nicht nur den Abonnementpreis

Die Kosten von Restaurant-Management-Software können weit mehr umfassen als das beworbene monatliche Abonnement oder die Lizenzgebühr.

Berechnen Sie die voraussichtlichen Gesamtkosten der Software auf Grundlage der Konfiguration, die Ihr Restaurant tatsächlich braucht.

Softwarekosten

Prüfen Sie:

• Monatliche oder jährliche Abonnementkosten
• Kosten pro Restaurantstandort
• Kosten pro Kassenterminal oder Gerät
• Benutzerlimits oder Gebühren für zusätzliche Benutzer

Hardwarekosten

Klären Sie, ob Sie zusätzliche Restaurant-Hardware benötigen, etwa:

• Tablets
• Kassenterminals
• Bon- oder Küchendrucker
• Küchenmonitore
• Kartenleser oder Zahlungsterminals

Kosten für Einrichtung und Schulung

Prüfen Sie, ob der Softwarepreis Folgendes enthält:

• Einführung
• Menüeinrichtung
• Datenmigration
• Erste Mitarbeiterschulung
• Schulung für künftige Mitarbeitende

Zahlungs- und Integrationskosten

Fragen Sie nach:

• Kosten der Zahlungsabwicklung
• Kosten für Zahlungsterminals
• Abonnements für Drittanbieter-Software
• Integrationsgebühren
• Kosten für Individualentwicklung

Erweiterte Module und Funktionen

Prüfen Sie, ob erweiterte Funktionen der Restaurant-Management-Software in Ihrem gewählten Tarif enthalten sind oder ein zusätzliches Abonnement erfordern.

Dazu können gehören:

• Kundenbindungsprogramme
• Erweiterte Analysen und Berichte
• KI-gestützte Tools
• Marketing-Tools für Restaurants
• Steuerungsmöglichkeiten für mehrere Standorte

Der Funktionskatalog von Kappino verteilt die Funktionen auf die Tarife Starter, Growth und Professional.

Die Lehre für Käufer: Vergleichen Sie Restaurant-Software nicht allein anhand des niedrigsten beworbenen Monatspreises.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten für Tarif, Hardware, Integrationen, Standorte und Konfiguration, die Ihr Restaurant tatsächlich bräuchte.

Denken Sie an Restaurantdaten, Sicherheit und Compliance

Restaurant-Management-Systeme können Kunden-, Mitarbeiter-, Betriebs- und Transaktionsdaten speichern, weshalb Sicherheit und Datenmanagement wichtige Teile der Softwareauswahl sind.

Fragen Sie vor der Wahl einer Restaurant-Management-Plattform:

• Wo werden Restaurant- und Kundendaten gespeichert?
• Wer kann auf die Daten zugreifen?
• Lassen sich Mitarbeiterrollen und Berechtigungen konfigurieren?
• Lassen sich Geschäfts- und Kundendaten exportieren?
• Was geschieht mit Ihren Daten, wenn Sie die Plattform verlassen?
• Welche Backup- und Notfallwiederherstellungsverfahren gibt es?
• Werden wichtige Benutzer- und Administratoraktionen protokolliert?
• Können Kundendaten gelöscht werden, wenn das gesetzlich erforderlich ist?

Restaurants in Europa sollten außerdem ihre Pflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten.

Der Einsatz von Restaurant-Management-Software macht ein Restaurant nicht automatisch konform mit geltenden Datenschutz- oder Regulierungsanforderungen.

Die Compliance kann von Ihren internen Prozessen, der Softwarekonfiguration, der Datenverarbeitungspraxis und den örtlichen rechtlichen Anforderungen abhängen.

Auch steuerliche, Beleg- und Fiskalanforderungen können je nach Land variieren. Prüfen Sie daher die länderspezifischen Vorschriften, bevor Sie ein Restaurant-Management-System einführen.

So testen Sie Restaurant-Software vor dem Kauf

Eine ausgefeilte Verkaufspräsentation zeigt die Software meist unter Idealbedingungen.

Ihr Test sollte den realen Restaurantbetrieb widerspiegeln.

Führen Sie einen vollständigen Bestelltest durch

Bitten Sie den Anbieter:

1. Eine Reservierung anzulegen.
2. Die Gäste zu platzieren.
3. Eine Bestellung anzulegen.
4. Einen Modifikator hinzuzufügen.
5. Eine besondere Notiz hinzuzufügen.
6. Sie an die Küche zu senden.
7. Nach dem Senden etwas zu ändern.
8. Den Küchenstatus zu aktualisieren.
9. Die Zahlung abzuschließen.
10. Die Transaktion in den Berichten zu öffnen.
11. Die zugehörige Lageraktivität zu zeigen.

So sehen Sie, wie gut die verschiedenen Teile des Systems miteinander kommunizieren.

Führen Sie einen Berechtigungstest durch

Bitten Sie den Anbieter, anzulegen:

• Inhaber-Zugriff
• Manager-Zugriff
• Servicekraft-Zugriff

Vergleichen Sie dann, was jede Rolle sehen und ändern kann.

Führen Sie einen Lagertest durch

Bitten Sie darum:

1. Ware einzubuchen
2. einen zugehörigen Menüartikel zu verkaufen
3. die Bestandsänderung zu zeigen
4. Abfall oder eine Korrektur zu erfassen
5. das Ergebnis in den Berichten zu zeigen

Testen Sie Ihr schwieriges Szenario

Jedes Restaurant hat eines.

Das könnte sein:

• Dutzende Bestellungen, die schnell eintreffen
• komplizierte Modifikatoren
• Tischwechsel
• gleichzeitige Lieferung und Bedienung vor Ort
• mehrere Standorte, die gleichzeitig arbeiten

Beschreiben Sie Ihren stärksten oder schwierigsten Ablauf und bitten Sie den Anbieter zu zeigen, wie das System damit umgeht.

Nutzen Sie den Verbindungstest für Restaurant-Software

Eine nützliche Möglichkeit, Restaurantplattformen zu vergleichen, besteht darin, die Verbindungen zwischen den Funktionen zu bewerten statt die Funktionen selbst.

Bewerten Sie jeden Ablauf von 0 bis 2.

0 — nicht verbunden oder manuell

1 — teilweise verbunden

2 — automatisch verbunden

Eine Plattform kann viele beeindruckende Funktionen haben und trotzdem unnötige manuelle Arbeit verursachen, wenn die Verbindungen zwischen ihnen schwach sind.

Mit dieser einfachen Bewertungsmethode vergleichen Sie die betriebliche Realität statt Marketing-Checklisten.

Checkliste zur Bewertung von Restaurant-Management-Software

Nutzen Sie diese Checkliste bei Software-Vorführungen.

Warnsignale, denen Sie nachgehen sollten

Sie bedeuten nicht automatisch, dass ein Anbieter ungeeignet ist, verdienen aber weitere Nachfragen.

Wichtige Kosten tauchen spät auf

Sie sollten Hardware-, Einrichtungs-, Integrations-, Filial-, Support- und Zahlungskosten verstehen, bevor Sie sich festlegen.

Kritische Integrationen sind nur „geplant“

Eine Funktion auf der Roadmap ist nicht dasselbe wie eine Integration, die live ist.

Der Datenexport ist unklar

Bitten Sie den Anbieter zu zeigen, wie sich Daten exportieren lassen.

Berechtigungen sind zu weit gefasst

Das Personal sollte nicht automatisch Zugriff auf sensible Bereiche haben, die es nicht braucht.

Compliance-Aussagen sind vage

Fordern Sie Unterlagen an, die für das Land relevant sind, in dem Ihr Restaurant tätig ist.

Der Anbieter führt nur einzelne Funktionen vor

Bitten Sie darum, einen kompletten Ablauf zu sehen, von der Bestellerstellung über Küche und Zahlung bis zu den Berichten.

Wie sieht eine vernetzte Restaurantplattform aus?

Kappino ist ein Beispiel für den Ansatz einer vernetzten Plattform.

Die aktuelle Produktstruktur vereint Bereiche wie:

• Kassensystem und Bestellverwaltung
• Küchenabläufe
• Lagerverwaltung und Lieferanten
• Tische und Reservierungen
• Personal
• Lieferung
• Kundenverwaltung
• Berichte
• Verwaltung mehrerer Filialen

Sie können den aktuellen Funktionskatalog von Kappino durchsehen und diese Funktionen mit den Anforderungen Ihres eigenen Restaurants abgleichen.

Es geht nicht darum, dass jedes Restaurant jedes Modul braucht.

Es geht darum, dass Informationen, die in einem Teil des Restaurants entstehen, logisch in den nächsten Teil des Betriebs fließen sollten.

Sie suchen eine vernetzte Restaurant-Management-Plattform?

Wenn Ihr Restaurant Kassensystem, Bestellungen, Küchenabläufe, Lagerverwaltung, Reservierungen, Personalverwaltung, Berichte oder die Steuerung mehrerer Standorte in einer vernetzten Umgebung braucht, ist Kappino eine Plattform, die Sie anhand der Checkliste in diesem Leitfaden bewerten können.

Sehen Sie sich bei einer Vorführung nicht einfach nur eine Präsentation an.

Nutzen Sie Ihren tatsächlichen Restaurantablauf.

Legen Sie eine Bestellung an.

Senden Sie sie an die Küche.

Ändern Sie sie.

Prüfen Sie den Lagerbestand.

Schließen Sie die Zahlung ab.

Öffnen Sie die Berichte.

Testen Sie die Mitarbeiterberechtigungen.

Wenn Sie mehrere Restaurants haben, wiederholen Sie den Vorgang über mehrere Filialen.

Sie können Kappino kontaktieren und vor der Bewertung der Plattform Ihren Restauranttyp, die Zahl Ihrer Standorte und Ihre betrieblichen Anforderungen schildern.

Fazit

Die Wahl der Restaurant-Management-Software sollte bei Ihrem Restaurant beginnen, nicht bei der Software.

Bilden Sie ab, wie Ihr Betrieb derzeit arbeitet.

Verstehen Sie:

• woher Bestellungen kommen
• wie sie die Küche erreichen
• wie Tische und Reservierungen zusammenspielen
• wie der Lagerbestand gesteuert wird
• wie der Mitarbeiterzugriff verwaltet wird
• wie Berichte genutzt werden
• welche vorhandenen Tools verbunden bleiben müssen
• wie Ihr Restaurant wachsen könnte

Bewerten Sie dann jede Plattform anhand dieser Abläufe.

Zählen Sie nicht einfach Funktionen.

Testen Sie die Verbindungen zwischen ihnen.

Vergleichen Sie nicht nur monatliche Abonnementpreise.

Berechnen Sie die Kosten der tatsächlichen Konfiguration, die Sie brauchen.

Akzeptieren Sie „Integration verfügbar“ nicht, ohne zu verstehen, ob sie live, konfigurierbar, individuell oder noch geplant ist.

Und akzeptieren Sie „skalierbar“ nicht, ohne zu testen, wie das System mit zusätzlichem Personal, weiteren Geräten, Servicekanälen und Standorten umgeht.

Die richtige Restaurant-Management-Software ist das System, das zu Ihrem Betriebsmodell passt, praxistaugliche Abläufe für Ihr Team unterstützt und Ihnen das Maß an Kontrolle gibt, das Ihr Restaurant braucht.

Häufig gestellte Fragen

Worauf sollte ich bei Restaurant-Management-Software achten?

Achten Sie auf die Funktionen, die Ihr Restaurant wirklich braucht, etwa Kassensystem, Bestellungen, Küchenverwaltung, Tische, Reservierungen, Lagerverwaltung, Mitarbeiterberechtigungen, Berichte, Integrationen und die Verwaltung mehrerer Standorte.

Noch wichtiger: Testen Sie, wie diese Funktionen miteinander verbunden sind.

Wie wähle ich ein Restaurant-Management-System aus?

Halten Sie Restauranttyp, Standorte, Bestellkanäle, Personal, Hardware, vorhandene Software und Wachstumspläne fest.

Vergleichen Sie die Systeme dann anhand derselben realistischen betrieblichen Szenarien, statt sich nur auf Funktionslisten zu verlassen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kassensystem und Restaurant-Management-Software?

Ein Kassensystem deckt vor allem Bestellerfassung, Verkauf und Zahlungen ab.

Restaurant-Management-Software kann über das Kassensystem hinausgehen und Küchenabläufe, Lagerverwaltung, Reservierungen, Menüs, Personal, Kunden, Berichte und mehrere Standorte verbinden.

Was kostet Restaurant-Management-Software?

Die Kosten hängen vom Anbieter, der Zahl der Standorte, der Hardware, den Benutzern, den Modulen, den Integrationen und dem Support ab.

Vergleichen Sie die voraussichtlichen Gesamtkosten statt nur des beworbenen monatlichen Abonnements.

Kann Restaurant-Management-Software die Lagerverwaltung übernehmen?

Viele Plattformen können das, doch die Tiefe der Lagerfunktionen unterscheidet sich.

Fragen Sie, ob das System Zutaten, Lagerbestände, Lieferanten, Abfall und die Lagerverwaltung auf Filialebene erfasst, und klären Sie genau, welche Aktionen den Bestand aktualisieren.

Kann Restaurant-Management-Software mehrere Standorte verwalten?

Manche Plattformen sind gezielt für den Betrieb mit mehreren Standorten konzipiert.

Achten Sie auf zentrale Berichte, Filialberechtigungen, Menüsteuerung, lokale Preise, Personaleinteilung und Lagertrennung statt nur auf einen Standortwechsler.

Was sollte ich bei einer Demo von Restaurant-Software fragen?

Bitten Sie den Anbieter, Ihren tatsächlichen Restaurantablauf vorzuführen, von der Bestellerstellung über Küchenvorbereitung, Zahlung und Berichte bis zur Lagerverwaltung.

Testen Sie außerdem Berechtigungen, benötigte Integrationen, Datenexport und gegebenenfalls Funktionen für mehrere Standorte.

Woran erkenne ich, ob Restaurant-Software mit meinem Geschäft mitwachsen kann?

Fragen Sie, was passiert, wenn Sie Mitarbeitende, Terminals, Küchenstationen, Bestellkanäle und weitere Standorte hinzufügen.

Eine praktische Vorführung dieser Szenarien ist nützlicher als die pauschale Behauptung, die Software sei skalierbar.