Réponse rapide : Un logiciel de gestion de restaurant est un système unique qui pilote le travail quotidien d’un restaurant : prise de commandes et enregistrement des paiements, envoi des bons en cuisine, gestion des tables et des réservations, suivi des stocks et des fournisseurs, planification des équipes, tenue des fiches clients et rapports sur les ventes et les coûts, afin que chaque partie de l’activité travaille sur les mêmes données en temps réel.
Ce guide s’adresse aux propriétaires, exploitants et gérants de restaurants indépendants, de cafés et de petits groupes au Royaume-Uni, en Suisse et dans l’Union européenne. Il explique ce que comprend un logiciel de gestion de restaurant, comment le choisir, ce qu’il coûte réellement et comment les règles européennes en matière de protection des données, de tickets fiscaux et d’allergènes doivent orienter votre décision.
Dernière révision : 3 octobre 2026. Les sections consacrées à la conformité sont fournies à titre d’information générale et ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal.
Dans ce guide :
- Une définition claire, une cartographie module par module et une comparaison avec les logiciels de caisse (POS) et les ERP
- Une liste de dix questions à poser aux éditeurs, une grille d’évaluation à copier et une décomposition complète des coûts
- Ce que le RGPD, la nLPD suisse (FADP), les règles allemandes sur la TSE et les tickets électroniques italiens impliquent pour le choix de votre logiciel
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de restaurant ?
Définition
Un logiciel de gestion de restaurant (aussi appelé système de gestion de restaurant, ou RMS) est un ensemble d’outils connectés pour faire tourner un établissement de restauration : salle, cuisine et back-office au même endroit. Ventes, réservations, livraisons et plannings alimentent tous la même base de données, si bien que les stocks, les coûts et les rapports se mettent à jour pendant le service plutôt qu’en fin de mois.
Concrètement, il remplace les bons papier, le cahier de réservations, les tableurs de stock, une application de planning séparée et la corvée de fin de semaine qui consiste à recopier des chiffres d’un outil à l’autre.
Logiciel de gestion de restaurant, caisse (POS) ou ERP
Un point de vente (POS) enregistre les ventes. Un logiciel de gestion de restaurant relie ces ventes à tout ce qui se passe dans l’établissement. Un ERP généraliste ou un logiciel de comptabilité gère les finances dans n’importe quel secteur, généralement sans savoir ce qu’est un couvert, un poste de cuisine ou une rotation de table.
| POS seul | Logiciel de gestion de restaurant | ERP généraliste ou comptabilité | |
|---|---|---|---|
| Ce qu’il gère | Commandes, additions et enregistrement des paiements en caisse | POS plus cuisine, tables, réservations, stocks, personnel, clients, livraison et rapports | Grands livres, factures, achats et finances pour tous les services |
| Pour qui | Un comptoir ou un kiosque unique aux besoins simples | Restaurants, cafés et groupes qui veulent des opérations connectées | Grandes entreprises dotées d’équipes financières et d’une comptabilité complexe |
| Lacunes typiques | Pas de déduction des stocks, de planning ni d’historique client | Ne remplace pas votre comptable ni votre prestataire de paie | Peu de processus propres à la restauration au passe ou en salle |
| Exemple de question à laquelle il répond | Qu’avons-nous encaissé aujourd’hui ? | Quel plat a perdu de la marge cette semaine, et avions-nous le bon effectif samedi ? | Quel est notre montant de TVA à payer ce trimestre ? |
Cloud ou sur site
Les systèmes sur site conservent les données sur un serveur ou un terminal dans le restaurant. Un logiciel de restaurant dans le cloud les conserve dans un centre de données auquel vous accédez via un navigateur ou une application, ce qui simplifie l’accès à distance et le reporting multi-établissements, et laisse les mises à jour et les sauvegardes à l’éditeur. La contrepartie : un logiciel cloud dépend d’une connexion internet fiable. Demandez donc à chaque éditeur ce qui se passe exactement si la connexion tombe pendant le service : pouvez-vous encore prendre des commandes, imprimer les bons de cuisine et émettre des tickets ? Notre comparatif caisse cloud ou caisse traditionnelle entre dans le détail.
Que comprend un logiciel de gestion de restaurant ? Les modules essentiels
La plupart des plateformes sont vendues sous forme de modules. Voici ce que fait chacun d’eux, le problème qu’il résout, comment il se connecte au reste et ce qu’il faut demander à un éditeur. Les exemples viennent de Kappino, le produit que nous connaissons le mieux, mais les questions valent pour n’importe quel système.
| Module | Problème résolu | Connecté à |
|---|---|---|
| POS et menu | Prise de commande et facturation lentes et sources d’erreurs | Cuisine, stocks, CRM, rapports |
| Commandes et écran de cuisine | Bons perdus ou peu clairs, passe lente | POS, QR et commande en ligne, livraison |
| Réservations et tables | Doubles réservations, statut des tables inconnu | POS, CRM, planification du personnel |
| Stocks, fournisseurs, gaspillage et dépenses | Coût matière inconnu, ruptures de stock et surcommandes | Recettes du menu, ventes POS, rapports de rentabilité |
| Personnel et planification des équipes | Plannings qui ignorent la demande, coûts de personnel imprévus | Historique des ventes, prévisions, établissements |
| CRM, fidélité et marketing | Aucune idée de qui sont vos habitués | Commandes POS, commande en ligne, e-mail et WhatsApp |
| Livraison et livreurs | Livreurs gérés par téléphone et groupes de discussion | Commandes, suivi en direct, coordonnées des clients |
| Analyses, prévisions et IA | Décisions prises à l’instinct | Tous les autres modules |
| Multi-établissements et intégrations | Systèmes séparés par site, commandes du site web ressaisies | Tout, sur tous les sites |
Caisse enregistreuse et gestion du menu
La caisse (POS) est le point de départ de la plupart des données d’un restaurant : elle doit donc rester rapide sous pression. Vérifiez qu’elle propose les types de commande que vous utilisez réellement (sur place, au comptoir, à emporter, livraison), la possibilité de mettre une commande en attente et de la reprendre sur un autre terminal, et des modifications qui n’envoient en cuisine que les nouvelles lignes. Dans le logiciel de caisse pour restaurant de Kappino, le personnel enregistre aussi le mode de règlement de chaque addition (espèces, carte, portefeuille électronique, QR ou titre-restaurant) et peut partager l’addition à parts égales, par article ou manuellement. Notez que Kappino enregistre le mode de paiement mais ne traite pas les paiements par carte : votre terminal de paiement reste donc un contrat séparé.
Une caisse ne vaut que par le menu qui l’alimente. Une bonne gestion du menu de restaurant centralise les prix, les options, les allergènes et la disponibilité par canal, de sorte qu’une modification arrive en même temps sur la caisse et sur le menu QR. À demander : si je change un prix, combien d’écrans dois-je mettre à jour ?
Commandes, écran de cuisine et canaux de commande
Les commandes arrivent désormais de la table, du comptoir, des QR codes, de votre site web et des applications de messagerie. Un système de gestion des commandes les réunit sur un tableau unique en temps réel, avec statuts, filtres et historique consultable, et enregistre les suppressions et annulations avec leur motif.
Un écran de cuisine (KDS) remplace les bons papier par des écrans. Recherchez le routage (les grillades vers le grill, les desserts vers la pâtisserie), la validation article par article et des minuteurs qui signalent les bons en retard. Dans Kappino, les postes de cuisine s’appellent des environnements, et les minuteurs passent à l’orange à 8 minutes et au rouge à 15.
Pour les canaux côté clients, un menu QR avec commande en ligne permet aux clients de consulter allergènes et options sur leur téléphone et de commander sur place, à emporter ou en livraison, les commandes partant directement en cuisine. Certaines plateformes prennent aussi les commandes par messagerie : la prise de commande WhatsApp par IA de Kappino affiche le menu, constitue le panier, prend la commande et réserve des tables, et le personnel peut intervenir dans n’importe quelle conversation. Demandez à chaque éditeur quels canaux arrivent dans la même file d’attente en cuisine et lesquels exigent une tablette séparée.
Réservations, tables et plan de salle
Un système de gestion des réservations remplace le cahier par une page de réservation en ligne, des e-mails de confirmation et des contrôles contre les doubles réservations. Reliez-le à un plan de salle en temps réel et l’hôte voit quelles tables sont libres, occupées ou réservées. Dans Kappino, les réservations en ligne arrivent en attente de confirmation par le personnel, et les absences (no-shows) peuvent être signalées pour en repérer la tendance au fil du temps. Demandez si vous pouvez définir les périodes de service, la taille maximale des groupes et la durée des créneaux.
Stocks, fournisseurs, gaspillage et dépenses
Le coût matière est l’un des plus gros postes que vous pouvez maîtriser, et c’est là que le logiciel se rentabilise. Le cœur d’un système de gestion des stocks est la déduction par recette : chaque plat vendu retire ses ingrédients du stock, et une commande annulée les y remet. Vous obtenez ainsi des niveaux de stock en temps réel, des alertes de stock bas et un coût réel par plat.
Le plus fastidieux, c’est la saisie des achats. Les outils de gestion des stocks par IA lisent les factures fournisseurs à partir de photos, de PDF et de tableurs, et, dans le cas de Kappino, également les factures électroniques italiennes FatturaPA, puis placent le résultat dans une file de vérification afin qu’une personne l’approuve avant toute modification du stock. Les fiches fournisseurs conservent les prix, les conditionnements et les délais de livraison à côté des ingrédients fournis.
Deux modules complètent le suivi de la marge. La gestion du gaspillage en restaurant enregistre les commandes, articles et pertes de stock gaspillés avec un motif et une valeur, pour que le gaspillage cesse d’être une estimation. La gestion des dépenses rassemble le loyer, l’énergie et les autres factures au même endroit, pour que vous voyiez le bénéfice et pas seulement le chiffre d’affaires.
Personnel et planification des équipes
Les plannings recopiés de la semaine précédente ignorent ce qui arrive réellement. Les outils de planification du personnel de restaurant vous permettent de planifier par zone, de publier le planning auprès de l’équipe et de garder un œil sur le coût du personnel en pourcentage des ventes. Un planificateur d’équipes par IA va plus loin : celui de Kappino établit une prévision de la demande à partir des commandes des 28 derniers jours, propose un planning qui respecte les rôles et les disponibilités, et suggère un remplaçant quand quelqu’un se désiste. De nombreuses plateformes, dont Kappino, ne gèrent ni la paie ni la pointeuse : demandez donc comment les données de planning parviennent à votre prestataire de paie.
CRM, fidélité et automatisation marketing
Un CRM pour restaurant construit des profils clients à partir des commandes que vous prenez déjà, avec le nombre de commandes, la valeur vie client et des segments. Un programme de fidélité et de récompenses les transforme en niveaux et en points gagnés sur tous les canaux, pas seulement en salle.
L’automatisation marketing pour restaurant utilise ensuite ces mêmes données pour envoyer le bon message : une campagne e-mail aux clients qui n’ont pas commandé depuis un mois ou, dans le cas de Kappino, des relances WhatsApp pour les paniers abandonnés et les clients qui n’ont pas recommandé depuis 14 jours.
Livraison et gestion des livreurs
Si vous livrez avec vos propres livreurs, la gestion des livreurs remplace les appels et les groupes de discussion par un système de dispatch, une carte en direct et une messagerie. Les livreurs Kappino utilisent l’application Kappino Rider, disponible sur l’App Store et Google Play, pour recevoir les livraisons, partager leur position, marquer les commandes comme récupérées puis livrées, joindre une photo comme preuve de livraison et échanger avec le restaurant. Si vous dépendez des plateformes de livraison, demandez si leurs commandes arrivent dans la file de la cuisine ; Kappino ne s’intègre pas avec elles.
Analyses, prévisions et IA
Les analyses pour restaurant doivent montrer les ventes, le coût matière, le coût du personnel et le gaspillage par période et par établissement, sans export. La prévision regarde vers l’avenir : la prévision des ventes par IA de Kappino projette le chiffre d’affaires, les couverts et le panier moyen sur 7, 30 ou 90 jours avec un indicateur de confiance, en tenant compte des jours fériés et de la saisonnalité. La tarification intelligente par IA de Kappino suggère des changements de prix et simule leur effet, mais les prix ne changent que lorsqu’un responsable les applique. Par-dessus l’ensemble se trouve Pino AI, un copilote conversationnel qui répond aux questions sur vos propres données ; la présentation des outils d’IA détaille chacun d’eux. Demandez à chaque éditeur si son IA peut modifier quoi que ce soit sans validation.
Gestion multi-établissements et intégrations
La gestion multi-établissements vous permet de passer d’un établissement à l’autre ou de les voir ensemble, de comparer les KPI et de transférer du stock entre établissements avec une étape d’approbation. Les intégrations connectent le reste : chez Kappino, il s’agit des commandes WordPress et WooCommerce via le plugin Kappino Connect, de la connexion d’une boutique Shopify, de Facebook, d’Instagram, de Google Business Profile, de WhatsApp et de clés API à périmètre limité.
Pour le catalogue complet, consultez toutes les fonctionnalités de Kappino. Si vous préférez d’abord une introduction plus accessible, notre guide en langage simple explique à quoi sert un système de gestion de restaurant.
Qui en a besoin ? Le logiciel de gestion de restaurant selon le type d’établissement
Les modules essentiels sont les mêmes partout, mais ceux qui comptent en premier dépendent de votre format.
Cafés et coffee shops
De la rapidité au comptoir, un menu simple avec de nombreuses options, et un stock de lait, de café en grains et de viennoiseries qui tourne chaque jour. La fidélité compte, car les mêmes clients reviennent plusieurs fois par semaine. Voir le logiciel de gestion pour cafés.
Restauration rapide
Le débit est primordial : commandes au comptoir et à emporter, un écran de cuisine qui fait avancer la ligne, et un contrôle strict des portions et des stocks sur une carte courte. Voir le logiciel de gestion pour la restauration rapide.
Pizzerias
Tailles et suppléments, un mélange de service sur place, de retrait et de livraison, et des livreurs sur la route aux heures de pointe. Des recettes par taille permettent de garder un coût juste pour la pâte et les garnitures. Voir le logiciel pour pizzerias.
Cuisines fantômes (cloud kitchens)
Pas de salle : l’écran de cuisine, la file des commandes et le suivi des livraisons portent toute l’activité. Voir le logiciel pour cuisines fantômes.
Franchises
Un franchiseur a besoin de menus cohérents, de rapports partagés et de droits d’accès qui permettent à chaque franchisé de gérer son propre site sans voir les chiffres des autres. Voir le logiciel de gestion de franchise.
Chaînes de restaurants
Le siège veut comparer les sites, piloter le menu de façon centralisée et pouvoir déplacer du stock entre établissements. Voir la gestion de chaînes de restaurants, ou parcourez les solutions Kappino par type d’établissement.
Avantages, et quand vous n’en avez peut-être pas besoin
Ce qui change quand les opérations sont connectées
L’avantage ne tient pas à une fonctionnalité unique : une seule action met à jour tout ce qu’elle touche. Par exemple :
- Une commande arrive en cuisine une seule fois. Les commandes passées à table, par QR code et sur le site web apparaissent sur le même écran de cuisine, routées vers le bon poste, avec les options et les notes d’allergie sur le bon.
- Le stock bouge quand vous vendez. Chaque plat déduit sa recette du stock, si bien que l’alerte de stock bas du vendredi matin reflète les ventes du jeudi soir.
- Les plannings suivent la demande. Le planificateur d’équipes peut s’appuyer sur votre propre historique de ventes pour suggérer les effectifs, plutôt que de recopier la semaine précédente.
- Les clients sont reconnus. Une réservation, une commande en ligne et une addition sur place alimentent le même profil client et le même solde de fidélité.
- La clôture du mois est plus rapide. Ventes, achats, gaspillage et dépenses sont déjà au même endroit : le bénéfice est visible en cours de mois, pas après.
Nous ne citons volontairement aucun pourcentage d’économies ici : les résultats dépendent de la rigueur de la mise en place, et nous n’avons pas vu de chiffres indépendants que nous pourrions défendre. Notre guide sur le fonctionnement des opérations connectées détaille ces processus étape par étape.
Quand une caisse et quelques outils spécialisés suffisent
Une plateforme tout-en-un n’est pas toujours la solution. Un kiosque, un stand de café ambulant ou un petit café avec une carte fixe et sans service à table peut très bien fonctionner avec une caisse simple, un tableur de stock et un agenda partagé pour le personnel, sans payer pour des modules qu’il n’utilisera pas.
Les signes que vous avez dépassé ce mode de fonctionnement sont généralement pratiques plutôt que stratégiques :
- Vous ressaisissez chaque semaine les mêmes informations (prix du menu, totaux des ventes, factures fournisseurs) dans plusieurs outils.
- Vous ne savez pas dire ce que vous coûte un plat aujourd’hui, ni quels articles perdent de la marge.
- Réservations, clients sans réservation et commandes en ligne se télescopent parce qu’ils sont gérés à des endroits différents.
- Les plannings sont faits de mémoire et le coût du personnel est une surprise en fin de mois.
- Vous avez ouvert, ou prévoyez d’ouvrir, un deuxième site et voulez un seul jeu de chiffres.
Si au moins deux de ces situations vous parlent, un système connecté vous fera probablement gagner plus de temps qu’il n’en faut pour le mettre en place.
Comment choisir un logiciel de gestion de restaurant
Voici la version courte. Pour un parcours plus approfondi avec des exemples concrets, lisez notre checklist complète de l’acheteur.
Partez de vos processus, pas d’une liste de fonctionnalités
Notez cinq ou six moments d’une semaine normale et testez chaque système face à eux : un vendredi soir chargé, une livraison qui arrive avec une facture incomplète, un membre de l’équipe qui se déclare malade, un client allergique qui commande sur un menu QR, l’inventaire de fin de mois, un changement de prix sur deux sites. Demandez à chaque éditeur de vous montrer ces moments en direct, si possible avec votre propre menu, plutôt qu’une démo scriptée.
Dix questions à poser à chaque éditeur
- Conformité fiscale : Quelles règles fiscales prenez-vous en charge dans mon pays, comment sont-elles certifiées et qui s’occupe de la mise en place ? Demandez le dispositif ou le service précis, pas une promesse générale.
- Hébergement : Où sont hébergées mes données, par quel prestataire, et quelles fonctionnalités envoient des données à des tiers ou hors d’Europe ?
- Accord de sous-traitance : Signerez-vous un accord de traitement des données (DPA), et puis-je consulter votre liste actuelle de sous-traitants ultérieurs ?
- Langues : Quelles langues sont disponibles pour les écrans du personnel, les menus destinés aux clients, les pages de réservation et les e-mails ?
- Appareils : Sur quelles tablettes, quels ordinateurs et quels téléphones fonctionne-t-il, et puis-je utiliser le matériel que je possède déjà ?
- Fonctionnement hors connexion : Que se passe-t-il exactement si internet coupe pendant le service, et un mode hors ligne est-il disponible aujourd’hui ou seulement prévu ?
- Contrat et sortie : Quelle est la durée du contrat, quel est le préavis, et comment exporter mon menu, mes ventes et mes données clients si je pars ?
- Support : Quels sont les horaires du support, dans quelles langues, et quels délais de réponse sont inclus dans mon offre ?
- Intégrations : Qu’est-ce qui se connecte aujourd’hui à mon outil comptable, mon site web, les plateformes de livraison et mon terminal de paiement, et qu’est-ce qui demanderait un travail manuel ?
- Coût total : Combien vais-je payer la première année, matériel, mise en place, sites supplémentaires, options et traitement des paiements compris, et pouvez-vous me le confirmer par écrit ?
Appareils et matériel
Abordez la question du matériel dès le début, car elle change le coût et le déploiement. Certains systèmes exigent leurs propres terminaux ; d’autres fonctionnent sur les tablettes et ordinateurs que vous avez déjà. Kappino fonctionne dans le navigateur sur iPad, tablettes Android, PC Windows et Mac, avec l’application Kappino et l’application Kappino Rider sur l’App Store et Google Play. Une application de bureau avec mode hors ligne est en cours de développement. Si vous avez besoin de nouveaux équipements, la gamme de matériel de caisse pour restaurant comprend des imprimantes de tickets, des terminaux POS Android et un écran de cuisine, sur devis de l’équipe. Quel que soit votre choix, demandez à l’éditeur de confirmer par écrit quelles imprimantes, quels tiroirs-caisses et quels terminaux de paiement sont compatibles.
Grille d’évaluation
Copiez ce tableau dans un tableur et notez chaque système présélectionné de 1 (faible) à 5 (excellent) après une démo ou un essai. Multipliez par la pondération, puis additionnez les totaux. Adaptez les pondérations à vos propres priorités : une cuisine fantôme pourrait pondérer la livraison à 3 et les réservations à 1.
| Critère | Pondération (1–3) | Système A (1–5) | Système B (1–5) | Système C (1–5) |
|---|---|---|---|---|
| Adapté à nos processus clés (testé en direct) | 3 | |||
| Conformité fiscale pour notre pays, confirmée par écrit | 3 | |||
| Hébergement des données, DPA et liste des sous-traitants fournis | 2 | |||
| Flux cuisine et commandes en période de pointe | 3 | |||
| Stocks et calcul du coût des recettes | 2 | |||
| Planification du personnel | 2 | |||
| CRM clients, fidélité et marketing | 1 | |||
| Contrôle multi-établissements (le cas échéant) | 2 | |||
| Langues pour le personnel et les clients | 2 | |||
| Appareils, matériel et résilience de la connexion | 2 | |||
| Export des données et conditions de sortie du contrat | 2 | |||
| Horaires et langue du support | 2 | |||
| Coût total la première année (note élevée = meilleur rapport qualité-prix) | 3 |
Signaux d’alerte
- Pas de prix publics et aucun devis écrit avant un stade avancé du processus de vente.
- Aucune possibilité d’export des données, ou des exports uniquement sur demande et payants.
- Aucun lieu d’hébergement ni prestataire nommé, et des réponses vagues sur les sous-traitants.
- Des promesses de « conformité fiscale totale » sans précision sur le dispositif certifié, le service ou le pays couvert.
- De longues durées minimales d’engagement avec renouvellement automatique et sans période d’essai ni pilote.
Essai, démo et migration
Profitez de l’essai pour assurer un vrai service, pas seulement pour cliquer un peu partout. Avant de changer, planifiez les données à reprendre et l’ordre du déploiement (voir la section sur la mise en place ci-dessous).
Combien coûte un logiciel de gestion de restaurant ?
Le prix d’un logiciel de gestion de restaurant prend généralement la forme d’un abonnement mensuel par établissement, auquel s’ajoutent le matériel, le traitement des paiements et les frais de mise en place. Les prix varient fortement, des caisses d’entrée de gamme gratuites financées par les frais de paiement aux plateformes complètes facturées par site, et de nombreux éditeurs ne communiquent leurs tarifs que sur demande : comparez donc le coût total de la première année, pas le prix d’appel.
Les modèles de tarification expliqués
Les éditeurs présentent leurs prix de quelques manières courantes :
- Par établissement : un forfait mensuel par site, parfois avec des remises pour plusieurs sites.
- Par terminal ou appareil : vous payez chaque caisse, tablette ou écran de cuisine. Économique pour les petits établissements, coûteux pour les grandes salles.
- Par utilisateur : facturation par compte du personnel.
- Offres à paliers : des formules qui débloquent des modules à mesure que vous montez en gamme. Vérifiez dans quel palier se trouvent les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.
- Options : des modules comme la fidélité, la commande en ligne ou l’IA, vendus séparément en plus d’une offre de base.
- Tarification liée aux paiements : un abonnement réduit ou gratuit, financé par les frais de traitement des cartes ou une commission sur les commandes en ligne. Le logiciel paraît bon marché ; c’est sur les coûts de transaction que vous payez.
L’ensemble des coûts
L’abonnement est rarement le montant le plus élevé de la première année. Utilisez ce tableau pour établir une comparaison à périmètre égal.
| Poste de coût | Ce qu’il couvre | Ce qu’il faut demander |
|---|---|---|
| Abonnement | Frais mensuels ou annuels du logiciel | Par établissement, par terminal ou par utilisateur ? Qu’est-ce qui est inclus et qu’est-ce qui est en option ? Engagement annuel ou mensuel ? |
| Matériel | Tablettes, terminaux POS, écrans de cuisine, imprimantes de tickets, tiroirs-caisses | Puis-je utiliser mes propres appareils ? Quelles imprimantes et quels terminaux sont pris en charge ? Achat ou location ? |
| Traitement des paiements | Frais de carte facturés par votre prestataire de paiement | Le traitement est-il lié au logiciel, ou puis-je garder mon propre prestataire ? Quels sont les taux par transaction ? |
| Mise en place et migration | Import des données de menu, de stock, du personnel et des clients ; configuration du dispositif fiscal | L’onboarding est-il inclus ? Existe-t-il un import en masse ? Qui met en place la conformité fiscale ? |
| Formation | Temps nécessaire aux responsables et au personnel pour apprendre le système | La formation est-elle incluse, et dans quelles langues ? Existe-t-il un centre d’aide ? |
| Intégrations | Site web, comptabilité, marketing et autres connexions | Quelles intégrations sont incluses, et lesquelles exigent une offre supérieure ou un développeur ? |
| Support | Aide en cas de problème pendant le service | Horaires, canaux, délais de réponse et langue pour mon offre. |
| Risque de déploiement | Chiffre d’affaires et temps du personnel perdus si la mise en service est précipitée ou retardée | Pouvons-nous d’abord faire un pilote ? Combien de temps dure une mise en place typique ? |
C’est la dernière ligne que la plupart des acheteurs oublient. Un déploiement qui démarre un samedi chargé, ou un menu importé avec de mauvais prix, peut coûter plus cher en un seul service que des mois d’abonnement. Prévoyez une mise en service au calme et une semaine de suivi rapproché.
Fourchettes de prix habituelles sur le marché
Les prix publiés varient fortement et changent souvent. Certains éditeurs proposent une caisse de base gratuite et se rémunèrent via les frais de paiement ; d’autres publient des formules mensuelles claires ; beaucoup de plateformes complètes sont uniquement sur devis. C’est pourquoi nous ne citons pas ici de moyenne du secteur. La seule fourchette fiable est celle que vous construisez vous-même : rassemblez des devis écrits, reportez-les dans le tableau des coûts ci-dessus et comparez le total de la première année pour le même nombre de sites et d’appareils.
Ce que coûte Kappino
Kappino publie ses prix. Il existe trois formules mensuelles, présentées sur la page des tarifs :
| Formule | Prix | Ce que met en avant la page des tarifs |
|---|---|---|
| Starter | 99 € par mois | Les outils essentiels pour les petits restaurants, les cafés et les établissements à site unique : POS, gestion des commandes et de la cuisine, stocks et fournisseurs, tables et réservations, gestion du menu, 3 comptes du personnel et assistance via le Centre d’aide. Établissement principal uniquement. |
| Growth | 199 € par mois | Tout ce que comprend Starter, plus la gestion du gaspillage, les dépenses, la gestion des livreurs, les stocks IA, le planificateur d’équipes IA et une assistance prioritaire via le Centre d’aide. Établissements supplémentaires disponibles. |
| Professional | 399 € par mois | Tout ce que comprend Growth, plus la fidélité et la gestion des clients, la prévision des ventes par IA, la tarification intelligente des articles par IA, l’intégration de site web WordPress et Shopify, la gestion des réseaux sociaux, l’e-mail marketing, le copilote Pino AI, le générateur d’affiches IA, ainsi qu’une assistance prioritaire et un support instantané par e-mail. |
Avec les formules Growth et Professional, les établissements supplémentaires coûtent 139 € chacun par mois pour les établissements un à cinq, et 99 € chacun par mois à partir du sixième. Comme l’indique la page des tarifs, le prix final peut varier selon la configuration, les intégrations, les besoins d’assistance et les besoins de l’entreprise. Le matériel et le traitement des cartes sont facturés à part. Consultez les formules tarifaires de Kappino pour la comparaison complète. Les nouveaux comptes démarrent avec un essai de 14 jours.
Logiciel de gestion de restaurant en Europe : RGPD, règles fiscales, langues et hébergement
La plupart des guides sont écrits pour le marché américain et passent sous silence les règles qui orientent le choix d’un logiciel en Europe. Cette section les résume. Il s’agit d’informations générales, et non d’un conseil juridique ou fiscal ; demandez à votre comptable ou à votre conseiller en protection des données de confirmer ce qui s’applique à vous.
| Domaine | Règle | Ce que cela implique pour votre logiciel | Ce qu’il faut demander à votre éditeur |
|---|---|---|---|
| Protection des données (UE) | RGPD, article 28 du RGPD | L’éditeur traite les données des clients et du personnel pour votre compte dans le cadre d’un contrat écrit | Puis-je signer votre DPA et voir vos sous-traitants ? |
| Protection des données (Royaume-Uni) | UK GDPR, voir les recommandations de l’ICO sur les contrats | Même logique de responsable du traitement et de sous-traitant | Votre DPA couvre-t-il le UK GDPR ? |
| Protection des données (Suisse) | nLPD (FADP révisée), en vigueur depuis le 1er septembre 2023 | S’applique aux exploitants suisses ; la décision d’adéquation de l’UE permet les flux de données depuis l’UE | Où les données sont-elles hébergées, et qu’est-ce qui en sort ? |
| Fiscalité (Allemagne) | KassenSichV et §146a AO | Les caisses doivent disposer d’une TSE certifiée, et des tickets doivent être émis | Quelle TSE utilisez-vous, et qui l’enregistre ? |
| Fiscalité (Italie) | Recettes journalières électroniques (corrispettivi) | Les recettes sont transmises à l’administration fiscale via un registratore telematico ; terminaux de paiement associés à partir de 2026 | Comment vous connectez-vous au RT ? |
| Allergènes | Recommandations de la FSA britannique ; Règlement (UE) n° 1169/2011 | Les informations sur les allergènes doivent être disponibles, y compris pour les denrées non préemballées | Puis-je enregistrer les allergènes par plat et les afficher sur les menus ? |
RGPD et UK GDPR : ce que le logiciel doit faire
Lorsque vous utilisez un logiciel de restaurant pour stocker les réservations, les profils clients, les points de fidélité ou les données du personnel, votre restaurant est normalement le responsable du traitement de ces données personnelles et l’éditeur du logiciel est un sous-traitant qui agit sur vos instructions. L’article 28 du RGPD exige que le traitement effectué par un sous-traitant soit régi par un contrat contraignant, et les recommandations de l’ICO sur les contrats sont tout aussi claires pour le Royaume-Uni : dès qu’un responsable du traitement fait appel à un sous-traitant, un contrat écrit doit être en place.
Vérifiez quatre points avant de signer :
- Accord de traitement des données (DPA) : demandez-le dès le départ et vérifiez ses mesures de sécurité et ses obligations de notification des violations de données.
- Sous-traitants ultérieurs : demandez la liste des prestataires (hébergement, e-mail, IA, messagerie) et le lieu où chacun traite les données.
- Consentement marketing : les campagnes nécessitent une base légale, généralement le consentement, et une désinscription facile.
- Export et suppression : vous devez pouvoir répondre aux demandes d’accès et d’effacement, et récupérer vos données lorsque vous partez.
L’approche de Kappino, y compris son rôle de sous-traitant dans le cadre d’un DPA, l’export des données et la suppression du compte, est décrite sur la page conformité RGPD et nLPD suisse.
Suisse : nLPD, adéquation avec l’UE et hébergement suisse
La Suisse a sa propre loi sur la protection des données. Selon le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), la loi fédérale révisée sur la protection des données est entrée en vigueur le 1er septembre 2023. La Commission européenne a ensuite confirmé le 15 janvier 2024 que le niveau de protection des données en Suisse reste adéquat, ce qui signifie que les données personnelles peuvent continuer à circuler de l’UE et de l’EEE vers la Suisse sans garanties supplémentaires.
L’hébergement suisse donne à vos données un cadre juridique clair, sous un régime que l’UE reconnaît comme adéquat, ce qui supprime une question de transfert pour les exploitants de l’UE. Il ne suffit pas pour autant à rendre un restaurant conforme : il vous faut toujours une base légale pour le marketing, des durées de conservation raisonnables, des contrôles d’accès et un DPA. Par ailleurs, les outils d’IA, de messagerie et de réseaux sociaux s’appuient souvent sur des prestataires établis ailleurs : demandez quelles fonctionnalités envoient des données hors du lieu d’hébergement principal.
Par souci de transparence : la plateforme principale et la base de données de Kappino sont hébergées en Suisse par Infomaniak, et certaines fonctionnalités s’appuient sur des prestataires qui traitent des données hors de Suisse et de l’UE/EEE, comme OpenAI, Google et Meta. La politique de sécurité décrit le chiffrement, les sauvegardes et les contrôles d’accès.
Conformité fiscale par pays
Plusieurs pays européens exigent que les caisses enregistrent les ventes de manière infalsifiable et, dans certains cas, les transmettent à l’administration fiscale. C’est là que les promesses vagues des éditeurs sont les plus risquées.
Allemagne. En vertu de l’article 146a du Code fiscal allemand et de la KassenSichV, les systèmes d’enregistrement électroniques tels que les caisses doivent être protégés par un dispositif technique de sécurité certifié (TSE), et un ticket doit être émis pour chaque transaction, sauf dérogation accordée. La TSE doit être certifiée par le BSI, l’Office fédéral de la sécurité de l’information.
Italie. Les entreprises doivent conserver leurs recettes journalières (corrispettivi) sous forme électronique et les transmettre à l’Agenzia delle Entrate, normalement via un registratore telematico (RT). Selon la synthèse des règles italiennes publiée par fiskaly (novembre 2024), l’obligation s’applique depuis juillet 2019 aux entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 400 000 € et depuis janvier 2020 à toutes les autres, et une alternative logicielle certifiée au RT matériel a été introduite. À partir du 1er janvier 2026, les terminaux de paiement électronique doivent également être associés au RT ; l’Agenzia delle Entrate a mis en place pour cela un service d’association en ligne plutôt qu’une connexion physique. Vérifiez la situation actuelle avec votre comptable, car ces règles ont changé à plusieurs reprises.
Kappino : Kappino dispose d’un système fiscal homologué et prend en charge les exigences fiscales propres à chaque pays, notamment les tickets signés par une TSE en Allemagne (KassenSichV) et les tickets électroniques via un registratore telematico (RT) en Italie ; notre équipe confirme la configuration fiscale adaptée à votre pays lors de l’onboarding.
Autres pays. La France, l’Autriche, l’Espagne, la Pologne et d’autres pays ont leurs propres règles fiscales, et le Royaume-Uni a encore d’autres exigences. Demandez à chaque éditeur, Kappino compris, de confirmer par écrit comment il gère votre pays avant de signer.
Langues et personnel
Les équipes européennes travaillent souvent en plusieurs langues. Vérifiez la prise en charge des langues séparément pour les écrans du personnel, les menus clients, les pages de réservation, les e-mails et les tickets, car les éditeurs traduisent souvent certains éléments et pas d’autres. L’application du personnel, les e-mails et les notifications de Kappino sont disponibles en anglais, italien, allemand, français et espagnol, le menu QR et la page de réservation affichent leurs libellés dans ces cinq langues, et la traduction du menu par IA permet au personnel de lire les noms des plats dans sa propre langue. Les clients voient les noms et descriptions des plats tels que vous les avez rédigés.
Si vous travaillez avec plusieurs devises, vérifiez aussi ce point avec soin : certaines plateformes prennent en charge plusieurs devises dans un même compte, d’autres, dont Kappino, non.
Allergènes et information sur les denrées alimentaires
Au Royaume-Uni et dans l’UE, les entreprises alimentaires doivent fournir des informations sur les 14 allergènes réglementés, y compris pour les denrées non préemballées. Consultez les recommandations de la Food Standards Agency sur les allergènes et le Règlement (UE) n° 1169/2011 concernant l’information des consommateurs sur les denrées alimentaires. Un logiciel ne peut pas vous rendre conforme, mais demandez si vous pouvez enregistrer les allergènes par plat, les afficher sur les menus en ligne et transmettre les notes d’allergie à la cuisine. Dans Kappino, les allergènes et les valeurs nutritionnelles sont enregistrés pour chaque article du menu et affichés sur le menu QR, et les clients peuvent ajouter des notes, par exemple sur leurs allergies, à l’attention de la cuisine.
Mettre en place un logiciel de gestion de restaurant
L’essentiel du travail lors d’un déploiement relève de la préparation, pas du logiciel. Voici un déroulement type :
- Audit : listez vos outils actuels, les données que contient chacun et les processus que vous souhaitez changer.
- Préparer les données : nettoyez le menu, les recettes, les fournisseurs, la liste du personnel et les données clients avant l’import.
- Configurer le menu et les stocks : importez les articles et les recettes, puis vérifiez les coûts et les allergènes sur un échantillon de plats.
- Installer le matériel et les dispositifs fiscaux : testez les imprimantes, les écrans de cuisine et la configuration fiscale pour votre pays.
- Former l’équipe : de courtes sessions par rôle pour la salle, la cuisine et les responsables.
- Démarrer et faire le point : choisissez une journée calme, prévoyez une solution de repli pour les premiers services, puis faites le bilan après une semaine.
L’assistant de configuration rapide (Quick Setup) de Kappino couvre les étapes liées aux données en neuf phases, avec des modèles CSV pour l’import en masse. Pour un plan détaillé étape par étape, consultez notre checklist de mise en place.
La place de Kappino
Ce qu’est Kappino
Kappino est une plateforme tout-en-un de gestion de restaurant développée par TechVerdi SA à Pully, en Suisse (voir à propos de TechVerdi). Elle réunit dans un seul système la caisse (POS), les commandes, l’écran de cuisine, les stocks et les fournisseurs, les réservations et les tables, le personnel et les plannings, le CRM, la fidélité, l’automatisation marketing, les livreurs, les analyses et la gestion multi-établissements. Elle fonctionne dans le navigateur sur iPad, tablettes Android, PC Windows et Mac, avec l’application Kappino et l’application Kappino Rider sur l’App Store et Google Play. L’application du personnel est disponible en cinq langues, la plateforme principale est hébergée en Suisse, et Kappino prend en charge les exigences fiscales en Allemagne et en Italie comme décrit ci-dessus.
Pino AI
Pino AI est le copilote intégré à Kappino. Vous posez une question en langage courant, comme les ventes du jour ou ce qui commence à manquer, et il répond à partir de vos propres données avec des cartes KPI, des tableaux et des graphiques qui indiquent leurs sources. Il respecte le rôle de chaque utilisateur et répond en anglais, italien, allemand, français ou espagnol. L’exécution d’actions depuis le chat, comme réserver une table avec une carte de confirmation, est en phase pilote, avec un déploiement progressif. Sur la page des tarifs, le copilote Pino AI est inclus dans la formule Professional.
Pour qui Kappino est fait, et pour qui il ne l’est pas
Kappino vous conviendra probablement si :
- Vous voulez un seul système connecté pour la salle, la cuisine et le back-office plutôt que plusieurs outils séparés.
- Votre équipe travaille dans plusieurs langues, ou vous exploitez des sites dans différents pays européens.
- Vous gérez ou prévoyez plusieurs établissements, notamment en Allemagne, en Italie, en Suisse ou sur des marchés voisins.
- Vous voulez des prix publiés et un essai avant de vous engager.
Ce n’est probablement pas le bon choix si :
- Vous avez besoin d’un régime fiscal que Kappino ne mentionne pas pour votre pays, ou d’un fonctionnement entièrement hors ligne dès aujourd’hui.
- Vous comptez sur l’arrivée automatique des commandes des plateformes de livraison dans la caisse, ou avez besoin de paiements par carte intégrés au même système.
- Vous avez besoin de la paie, d’une pointeuse ou de plusieurs devises dans un même compte.
- Vous n’avez besoin que d’une caisse basique pour un seul comptoir.
En cas de doute, parlez de votre pays et de votre configuration avec l’équipe avant de décider.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de restaurant ?
Un logiciel de gestion de restaurant est un système connecté pour gérer un établissement de restauration. Il associe la caisse aux bons de cuisine, aux tables et réservations, aux stocks, aux fournisseurs, à la planification du personnel, aux fiches clients et aux rapports, de sorte que chaque vente, réservation et livraison met à jour les mêmes données.
Quelle est la différence entre une caisse (POS) et un logiciel de gestion de restaurant ?
Une caisse (POS) enregistre les commandes et les paiements. Un logiciel de gestion de restaurant inclut une caisse, mais la relie au reste de l’activité : écran de cuisine, déduction des stocks à partir des recettes, réservations, plannings, CRM et rapports. Une caisse vous dit ce que vous avez vendu ; un système de gestion de restaurant vous montre aussi ce que cela vous a coûté.
Quelles fonctionnalités un logiciel de gestion de restaurant doit-il inclure ?
Au minimum : une caisse rapide, la gestion du menu, la gestion des commandes avec écran de cuisine, la gestion des tables et des réservations, les stocks avec calcul du coût des recettes, les fiches fournisseurs, la planification du personnel et les rapports. Selon votre format, ajoutez la commande en ligne, la livraison, le CRM et la fidélité, le contrôle multi-établissements et la conformité fiscale pour votre pays.
Combien coûte un logiciel de gestion de restaurant ?
La plupart des logiciels de gestion de restaurant fonctionnent par abonnement mensuel par établissement, auquel s’ajoutent le matériel, le traitement des cartes, la mise en place et la formation. Les prix varient fortement et sont souvent uniquement sur devis : comparez donc le coût total de la première année pour le même nombre de sites. Les formules publiées de Kappino coûtent 99 €, 199 € et 399 € par mois.
Les petits restaurants ou les cafés ont-ils besoin d’un logiciel de gestion de restaurant ?
Pas toujours. Un kiosque ou un petit café avec une carte fixe peut fonctionner avec une caisse simple et un tableur de stock. Un système connecté devient intéressant quand vous ressaisissez les mêmes données dans plusieurs outils, ne voyez pas le coût de vos plats, avez des réservations et des commandes en ligne qui se télescopent, ou ouvrez un deuxième site.
Quel est le meilleur logiciel de gestion de restaurant pour les restaurants multi-sites ?
Il n’existe pas de meilleur choix unique ; le bon dépend de vos formats et de vos pays. Pour plusieurs sites, privilégiez un menu partagé avec contrôle centralisé, des droits par établissement, des rapports comparatifs, les transferts de stock entre établissements, une tarification claire par établissement et la conformité fiscale dans chaque pays où vous êtes présent.
Un logiciel de restaurant dans le cloud est-il sûr, et à qui appartiennent mes données ?
Un logiciel cloud peut être très sûr si l’éditeur utilise le chiffrement, des contrôles d’accès, des sauvegardes et un hébergeur nommé. En tant que restaurant, vous restez responsable du traitement des données des clients et du personnel ; l’éditeur les traite pour votre compte dans le cadre d’un accord de traitement des données. Vérifiez les droits d’export dans le contrat.
Un logiciel de gestion de restaurant doit-il être conforme au RGPD ?
Votre restaurant est responsable de la conformité au RGPD ou au UK GDPR, et l’éditeur de votre logiciel agit en tant que sous-traitant. La loi exige un contrat écrit entre vous, généralement un accord de traitement des données. Choisissez un logiciel qui propose un DPA, publie la liste de ses sous-traitants, enregistre le consentement marketing et vous permet d’exporter ou de supprimer des données personnelles sur demande.
Quelles règles fiscales s’appliquent aux logiciels de restaurant en Allemagne et en Italie ?
En Allemagne, les caisses doivent être protégées par un dispositif technique de sécurité (TSE) certifié par le BSI en vertu de la KassenSichV, et des tickets doivent être émis. En Italie, les recettes journalières sont conservées et transmises à l’Agenzia delle Entrate, généralement via un registratore telematico, et les terminaux de paiement doivent y être associés à partir de 2026. Vérifiez les détails avec votre comptable.
Un seul système peut-il gérer une équipe de restaurant dans plusieurs langues et établissements ?
Oui, si le logiciel prend correctement en charge les deux. Vérifiez quelles langues couvrent les écrans du personnel, les menus clients, les pages de réservation et les e-mails, et si les établissements partagent un même menu avec des rapports et des droits séparés. L’application du personnel de Kappino fonctionne en anglais, italien, allemand, français et espagnol, et vous permet de passer d’un établissement à l’autre ou de les voir ensemble.
Choisir un logiciel de gestion de restaurant est plus facile quand vous le testez sur votre propre service, vos coûts et les règles de votre pays plutôt que sur une liste de fonctionnalités. Si vous souhaitez voir comment Kappino gère votre menu, vos établissements et votre configuration fiscale, réservez une démo avec notre équipe, ou comparez les formules Kappino et commencez par un essai de 14 jours.