Suivez les dépenses de votre restaurant, organisez vos justificatifs de coûts, passez en revue vos dépenses et gardez les informations de dépenses de chaque établissement dans un même espace de travail connecté.
Les coûts d'un restaurant proviennent de nombreux aspects de l'exploitation quotidienne. Achats de nourriture et de fournitures, services publics, livraison, réparations, marketing, loyer, taxes, main-d'œuvre et autres frais d'exploitation deviennent vite difficiles à passer en revue quand les données sont réparties entre différents fichiers ou systèmes.
Kappino offre aux équipes de restaurant un endroit structuré pour enregistrer et examiner les dépenses, avec des informations telles que la catégorie, le montant, la taxe, la devise, l'établissement, le fournisseur, le numéro de facture, le moyen de paiement, le statut et les notes. Les dépenses sont ainsi plus faciles à rechercher, filtrer, corriger et consulter dans le temps.
L'espace de gestion des dépenses de restaurant de Kappino réunit dans un seul flux de travail la saisie manuelle, la revue des dépenses, la numérisation de tickets et de factures, les modèles de dépenses récurrentes, l'import CSV, la revue des doublons et les alertes de coûts.
Consultez le chiffre d’affaires, les dépenses, le coût du personnel issu de vos services planifiés et le bénéfice net pour une période choisie. Le tableau de bord affiche aussi les dépenses par catégorie, une courbe quotidienne ou mensuelle du chiffre d’affaires par rapport aux dépenses, la part de chaque coût dans le chiffre d’affaires et une comparaison des établissements.
Créez et modifiez des fiches de dépenses avec le titre, la date, la catégorie, le montant, la taxe, la devise, l'établissement, le statut, le fournisseur, le numéro de facture, le moyen de paiement et des notes.
Retrouvez des fiches de dépenses par titre ou par notes et affinez la liste par catégorie, statut, source et période.
Consultez les dépenses issues de la saisie manuelle, de l’import CSV, de la numérisation par IA, des écritures récurrentes et des achats de stock : le stock que vous recevez ou importez depuis une facture de fournisseur est comptabilisé automatiquement comme une dépense.
Téléversez un fichier JPG, PNG, PDF, XLSX ou CSV jusqu’à 15 Mo pour une extraction assistée par IA. Vérifiez les champs, voyez quel fournisseur existant a été associé (ou qu’un nouveau sera créé), puis validez ou rejetez la numérisation. Kappino vous avertit si une dépense similaire a été enregistrée au cours des sept derniers jours.
Créez des modèles de dépenses récurrentes avec une catégorie, un établissement, un montant, une devise, une périodicité, un intervalle, la prochaine échéance, un fournisseur, un statut et des notes. Les périodicités sont quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle ou annuelle ; les écritures sont créées automatiquement et vous recevez un rappel par e-mail trois jours avant chacune. Kappino détecte aussi les schémas répétitifs dans vos dépenses que vous pouvez transformer en modèles.
Collez ou importez des données de dépenses au format CSV, prévisualisez l'import, vérifiez les champs détectés et importez les fiches après validation. Le processus propose aussi une option pour autoriser les doublons.
Examinez les dépenses suspectées d'être en double, regroupées selon le fournisseur et le montant correspondants, avant de supprimer les fiches inutiles.
Repérez les pics de coûts par rapport à votre moyenne récente sur quatre semaines et consultez des conseils que vous pouvez marquer comme appliqués ou écarter.
Créez une dépense manuellement et saisissez les informations financières et opérationnelles requises.
Ajoutez le fournisseur, la facture, le moyen de paiement, les notes, l'établissement, la taxe et les autres détails disponibles pour que la fiche soit complète.
Vérifiez la fiche de dépense ou les informations extraites par l’IA, y compris le fournisseur associé, avant qu’elle ne contribue aux rapports de dépenses confirmées.
Utilisez des modèles récurrents pour les dépenses qui suivent une périodicité régulière. Kappino crée chaque écriture à temps, envoie un rappel par e-mail trois jours avant et tient à jour la prochaine échéance et le statut actif ou en pause.
Utilisez l'import CSV lorsque vos données de dépenses existent déjà dans un fichier structuré, avec aperçu et simulation avant l'import.
Passez en revue les doublons, les pics de coûts et les recommandations pour que vos données de dépenses restent faciles à gérer et à consulter.
Gardez ensemble les informations financières, les fournisseurs, les factures, les informations de paiement, le contexte de l'établissement et les notes, plutôt que de les disperser dans des fiches séparées.
Utilisez la recherche, les filtres, les périodes, le statut, la catégorie et la source pour retrouver les fiches qui demandent votre attention.
Appuyez-vous sur la numérisation de tickets et de factures assistée par IA pour réduire la saisie manuelle lorsque des justificatifs sont disponibles.
Créez des modèles récurrents pour les dépenses régulières et gérez leur cadence, leur prochaine échéance et leur statut actif ou en pause.
Examinez les doublons suspectés et validez les informations importées ou numérisées avant de vous appuyer dessus dans vos rapports de dépenses.
Associez les dépenses à des établissements et comparez le chiffre d'affaires, les dépenses, les résultats nets et les marges de chaque établissement grâce au tableau de bord des dépenses.
Les dépenses d’un restaurant n’existent pas isolément. Kappino associe les fiches de dépenses aux établissements, et le stock que vous recevez à la main ou via une facture Stocks IA validée est comptabilisé automatiquement comme une dépense, aux côtés des écritures saisies manuellement, importées, numérisées ou récurrentes.
Le tableau de bord des dépenses peut aussi placer les informations de dépenses à côté du chiffre d'affaires et du coût de la main-d'œuvre pour la période sélectionnée, ce qui aide les équipes à examiner la situation financière d'un établissement sans que la page de gestion des dépenses ne devienne une page produit distincte consacrée aux stocks, au gaspillage ou aux analyses.
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